Traditionell sind deutsche Unternehmen für ihren Erfindergeist und herausragende technische Ideen bekannt. Viele davon sind seit langem am Markt und heute in aller Welt bekannt. Bis heute gilt jedoch: Vor einem solchen Erfolg steht meist eine kostenintensive Entwicklungsphase. Umso wichtiger ist es, sich vor Ideendiebstahl und Plagiaten zu schützen. Das Mittel der Wahl ist dabei das Patent. 

Definition: Was ist ein Patent?

Bei einem Patent handelt es sich um ein gewerbliches Schutzrecht. Es wird auf der Grundlage des Patentgesetzes erteilt und dient dazu, technische Erfindungen rechtlich gegen Diebstahl oder Kopien abzusichern. Eingeschlossen sind dabei auch Verfahrenserfindungen. Bevor ein Patent erteilt wird, muss die Erfindung ein Prüfungsverfahren durchlaufen. Darin sind die Anforderungen an die sogenannte Erfindungshöhe hoch. Das bedeutet, bei der Idee muss tatsächlich eine erfinderische Leistung zu erkennen sein. 

Grundsätzlich lassen sich alle weltweit neuen Erfindungen patentieren. Voraussetzung ist, dass sie gewerblich anwendbar sind. Das heißt: Sie müssen sich auch verkaufen lassen. Unterteilt wird dabei in Erzeugnispatente für Gegenstände wie Maschinen oder chemische Stoffe und in Verfahrenspatente für Herstellungs- und Arbeitsprozesse. Nicht schutzwürdig sind dagegen unter anderem Entdeckungen, wissenschaftliche oder mathematische Theorien sowie Pläne oder Programme für Datenverarbeitungsanlagen. Auch für bloße Ideen gibt es kein Patent.  

Bedeutung eines Patents

Mit einem Patent schützen Erfinderinnen und Erfinder ihr Werk vor Nachahmern. Dies ist notwendig, da eine Erfindung ohne Schutzrecht von jedermann verwendet und auch verkauft werden kann. Dagegen schützt das Patent – wenn auch zeitlich und räumlich befristet. Diese Laufzeit beträgt 20 Jahre. In dieser Zeit können Patentinhaber allein über ihre Erfindung verfügen. Andere Personen dürfen diese dann weder nutzen noch herstellen oder verkaufen. Bei einem Verstoß können Erfinder zivilrechtlich dagegen vorgehen. 

Der erste Schritt: die Patentrecherche

Vor der möglichen Anmeldung einer Erfindung steht die Patentrecherche. Dabei gilt es herauszufinden, ob es sich bei der eigenen Idee wirklich um eine technische Neuheit handelt. So können Erfinder ausschließen, dass die eigene Entwicklung Schutzrechte Dritter verletzt. Im ersten Schritt lohnt es sich, selbst nach vergleichbaren bestehenden Patenten zu suchen. Anlaufstellen sind das Register des Deutschen Patent- und Markenamtes (DPMA), das Europäische Patentamt (EPO) und zusätzlich dessen Angebot zur Recherche chinesischer Patente. Wer mit seiner Patentrecherche nicht weiterkommt, kann schließlich auch einen Patentanwalt beauftragen.  

Grundsätzlich sollten Erfinderinnen und Erfinder regelmäßig nach Patentanmeldungen suchen. Nur so entdecken sie, wenn Dritte später ihre Schutzrechte verletzen und können rechtzeitig Einspruch erheben. Außerdem erweist sich die Patentrecherche als hilfreich bei der Markt- und Technologiebeobachtung und gibt einen Überblick über den technischen Stand von Wettbewerbern.  

Patent: Anmeldung und Kosten

Für Deutschland erfolgt die Patentanmeldung beim DPMA in München. Ihr Patent anmelden können Erfinder persönlich in den Geschäftsstellen in München, Berlin und Jena. Sie können alternativ sämtliche Unterlagen auch per Brief einreichen oder den digitalen Weg über die Anmeldesoftware DPMAdirekt mit Signaturkarte und zugehörigem Kartenleser gehen. Sollen die Schutzrechte auch international gelten, hat die Patent Corporation Treaty (PCT) die Möglichkeit geschaffen, dies in einem Anmeldeverfahren abzuwickeln. Dazu wird die Anmeldung ebenfalls beim DPMA eingereicht. Beim PCT-Verfahren, das mehr als 60 Länder umfasst, hat die internationale Prüfphase Vorrang vor der deutschen.

In der Patentanmeldung muss die Erfindung so beschrieben sein, dass Fachleute sie ausführen können. Neben dem Anmeldeformular gehören daher eine technische Beschreibung und eventuell notwendige Zeichnungen dazu. Außerdem sind die Patentansprüche und der Erfinder oder die Erfinderin genau zu benennen. Hinzu kommt noch eine Zusammenfassung der Geschäftsidee. Während die Benennung des Erfinders und die Zusammenfassung innerhalb von 15 Monaten nachgereicht werden können, sind die übrigen Angaben und Unterlagen mit der Patentanmeldung offenzulegen. Eine Erweiterung ist nicht zulässig. Welche Details innerhalb eines Jahres ergänzt werden können, besprechen Unternehmer am besten mit einem Patentanwalt. Dessen Unterstützung bietet sich aufgrund des komplexen Verfahrens ohnehin an.

Zusätzlich zu den eventuell anfallenden Kosten für eine rechtliche Beratung können beim DPMA an unterschiedlichen Punkten Kosten anfallen. Etwa für den Prüfauftrag der Patentanmeldung. Diese hängen in ihrer Höhe davon ab, wie die Anmeldung eingereicht wird und ob vorab ein Rechercheauftrag erteilt wurde. Sind die Schutzrechte für Deutschland erteilt, fallen bis zum Ablauf des Patents nach 20 Jahren jährliche Gebühren an. Diese beginnen bei 70 Euro im dritten Jahr und reichen bis zu 2.030 Euro für das 20. Jahr. Wichtig ist, die Zahlung pünktlich und unaufgefordert zu leisten. Ansonsten kann das Patent vorzeitig erlöschen. Bei internationalen Patenten entstehen weitere Kosten.   

Patent prüfen lassen durch das DPMA

Nachdem Erfinderinnen und Erfinder ihre Unterlagen beim DPMA eingereicht und die Anmeldegebühr überwiesen haben, haben sie erst einmal den Zeitrang gesichert. So genießt die Anmeldung Priorität vor einer möglicherweise später eingereichten gleichartigen. Dann beginnt die Vorprüfung. Zunächst kontrollieren die Prüferinnen und Prüfer, ob die Formvorschriften eingehalten wurden. Danach prüfen sie auf mögliche Hinderungsgründe für die Gewährung der Schutzrechte. Hinzu kommt die Einteilung in die Internationale Patentklassifikation (IPC). Diese erfolgt nach dem sachlichen Gehalt der Erfindung. 

Die eigentliche Patentprüfung führt das DPMA erst durch, wenn ein Prüfungsantrag gestellt und die entsprechende Prüfungsgebühr überwiesen wurde. Dann ermittelt eine Patentprüferin oder ein Patentprüfer, ob die Erfindung dem Stand der Technik entspricht und alle relevanten Kriterien erfüllt. Ist dies der Fall, erteilt sie oder er das Patent. Sind dagegen Mängel vorhanden oder werden Voraussetzungen nicht erfüllt, wird dies im Prüfbescheid festgehalten. Dazu können Erfinder sich in einer festgesetzten Frist äußern und die Mängel beseitigen. Zu beachten ist allerdings, dass sie sich dabei im Rahmen der ursprünglich eingereichten Beschreibung bewegen müssen. 

Für den Prüfungsantrag haben Erfinder ab der Anmeldung sieben Jahre Zeit. Ab dem dritten Jahr fallen jedoch Gebühren dafür an, dass die Anmeldung bestehen bleibt. Ergänzend können Erfinder einen kostenpflichtigen Rechercheantrag stellen. Darin wird die Schutzfähigkeit der Erfindung geprüft und in einem Bericht begründet. 

Patentregister: Eintrag in die Patentdatenbank

Erfinderinnen und Erfinder erhalten ihr Patent, sobald die Patentanmeldung erfolgreich die Prüfung durchlaufen hat. Ab diesem Zeitpunkt ist das Schutzrecht in der Datenbank des DPMA zu finden. Verlinkt ist das Patentregister zudem zum elektronischen Dokumentenarchiv. Neben den einzelnen Einträgen werden dort die damit veröffentlichten Dokumente angezeigt. Dabei handelt es sich um Patent- und Gebrauchsmusterschriften sowie Offenlegungsschriften. 

Das Patentregister eignet sich gut zur regelmäßigen Recherche. Denn es zeigt den aktuellen Stand in Bezug auf in Deutschland erteilte, eingetragene und angemeldete Patente. Auch zum Monitoring mit Blick auf neue Schutzrechte eignet sich die Datenbank. Neben Patenten führt das Patentregister Gebrauchsmuster, Marken und Designs. 

Was tun bei Patentverletzung?

Mit dem Patent bekommen Erfinder keine Garantie, dass ihr Schutzrecht nicht verletzt wird. Werden sie darauf aufmerksam, können sie jedoch gegen die Patentverletzung vorgehen. Neben außergerichtlichen Schritten wie einer Verwarnung oder Abmahnung mit Unterlassungserklärung steht ihnen dabei der Klageweg offen. Da eine Patentverletzungsklage einiges an Zeit in Anspruch nimmt, kann ergänzend der Antrag auf einstweilige Verfügung in Frage kommen. Um ihre Ansprüche aus der Patentverletzung im individuellen Fall durchzusetzen, sollten Betroffene sich die Unterstützung eines kompetenten Fachanwalts sichern.  

Beispiel für Patente

Eines der bekanntesten deutschen Schutzrechte dürfte das im Februar 1893 an Rudolf Diesel erteilte Patent für den Dieselmotor sein. Auch die Chipkarte, wie sie heute in Bankkarten zu finden ist, geht auf ein deutsches Schutzrecht zurück. 1968 meldeten Helmut Göttrup und Jürgen Dethloff gemeinsam ihr Patent für einen elektronischen Datenspeicher an, der in eine Plastikkarte eingebaut werden konnte.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Viele Unternehmen kennen die Situation: Potenzielle Kundinnen und Kunden wünschen Belege für die Qualität von Produkten oder Leistungen. Sie wollen die Sicherheit, dass die Zusammenarbeit auf gewisse Mindeststandards aufbaut. Ähnlich stellt sich die Lage bei der Personalsuche dar. Auch potenzielle Mitarbeitende erwarten, dass ihre Anforderungen an das Arbeitsumfeld erfüllt werden. Als Nachweis können ein Siegel oder Zertifizierungen für Unternehmen dienen.   

Bedeutung der Zertifizierung von Unternehmen – eine Definition 

Bei der Zertifizierung handelt es sich um ein Verfahren, mit dem sich die Einhaltung von Anforderungen nachweisen lässt. Neben Produkten und Dienstleistungen einschließlich ihrer Herstellverfahren können auch Personen, Systeme und Handelsbeziehungen Gegenstand der Überprüfung sein. Diese erfolgt durch eine unabhängige Person oder Organisation. Fällt die Beurteilung positiv aus, erteilt die Zertifizierungsstelle das Zertifikat. Dies gilt meist für einen befristeten Zeitraum.

Vorteile einer Zertifizierung

Erteilte Zertifizierungen können Unternehmen im Rahmen ihres Marketings oder Vertriebs einsetzen. So zeigen sie, dass sie gewisse Qualitätskriterien und Sicherheitsanforderungen erfüllen. Auf diese Weise gewinnen sie leichter das Vertrauen möglicher Käuferinnen und Käufer. So unterstützt das Zertifikat dabei, das eigene Image und die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Gleichzeitig dient es dazu, sich gegenüber den Wettbewerbern besser zu positionieren. 

Je nach Branche stellt eine Zertifizierung zudem die Voraussetzung für eine mögliche Zusammenarbeit dar. So verpflichten große Unternehmen vielfach ihre Zulieferer, festgelegte Standards zu erfüllen. Auch staatliche Auftraggeber machen in Ausschreibungen ein Zertifikat oft zur Bedingung für die Teilnahme. Hinzu kommt im internationalen Geschäft, dass Zertifizierungen weltweit Vergleichswerte bieten. 

Neben den Vorteilen in der Außenwirkung profitieren Unternehmen außerdem intern von einer Zertifizierung. Denn der Prozess zur Vorbereitung und Prüfung hilft dabei, mögliche Schwachstellen aufzudecken und zu beheben. So lassen sich Abläufe optimieren. In der Folge ergeben sich daraus oft niedrigere Kosten und höhere Gewinne.

Welche Zertifizierungen für Unternehmen gibt es? 

Zertifizierungen gibt es in sehr vielen Bereichen. Dazu gehören Produktzertifizierungen, Systemzertifizierungen, branchenspezifische Zertifizierungen oder auch Audits in Spezialbereichen. Sehr bekannt sind vor allem die verschiedenen ISO-Zertifizierungen. Dabei lösen sie als internationale Standards die nationalen DIN-Normen nach und nach ab. Ebenso verbreitet sind TÜV-Zertifizierungen oder das CE-Kennzeichen, das die Einhaltung von EU-Sicherheitsvorschriften bescheinigt.

ISO-Zertifizierung für Unternehmen 

Mit einer ISO-Zertifizierung weisen Unternehmen nach, dass sie Normen in bestimmten Bereichen erfüllen. Dabei steht zum Beispiel die ISO 9001 für Qualitätsmanagement, die ISO 14001 für Umweltmanagement, die ISO 50001 für Energiemanagement und die ISO 45001 für Arbeits- und Gesundheitsmanagement. Erarbeitet werden diese und weitere Normen von der Internationalen Organisation für Normung (International Organization for Standardization) mit Sitz in Genf. 

Der Ablauf einer Iso-Zertifizierung erfolgt in drei Schritten. Im ersten Schritt erstellen Unternehmen ein Qualitätshandbuch. Darin sind die übergeordneten Abläufe im Unternehmen dokumentiert. Im nächsten Schritt folgen die Details. Dazu gehören Dokumente mit Arbeitsanweisungen, Stellen- und Prozessbeschreibungen oder Sicherheitshinweise. Diese sind von den Mitarbeitern zu bestätigen. Abschließend erfolgt das Zertifizierungs-Audit.  

Neben einer akkreditierten Zertifizierung können Unternehmen sich für eine nicht-akkreditierte entscheiden. Diese ist deutlich günstiger und lässt sich auch online durchführen. Dabei ist zum Beispiel das ISO-9001-Zertifikat drei Jahre gültig. Nach jeweils einem Jahr bestätigt ein Überwachungsaudit, dass die Anforderungen weiterhin erfüllt werden. 

Zertifizierung als nachhaltiges Unternehmen 

Unternehmen, die ihr nachhaltiges Handeln dokumentieren wollen, haben die Wahl zwischen verschiedenen Öko-Zertifizierungen. Eines davon ist das Eco-Management and Audit Scheme (EMAS), das von der Europäischen Union entwickelt wurde. Es ist das weltweit anspruchsvollste Umweltmanagementsystem und steht allen Branchen und Betriebsgrößen offen. Außerdem deckt es die Anforderungen der DIN EN ISO 14001 ab.  

Ziel von EMAS ist die stetige Verbesserung der Unternehmen nicht nur in Bezug auf ihr Umweltverhalten. Es bezieht die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ein und beginnt mit einer Umweltprüfung. Neben der regelmäßigen Wiederholung sind auch Umwelterklärungen Pflicht. Darin stellt die Organisation ihre umweltrelevanten Daten öffentlich zur Verfügung. 

Nachhaltigkeit belegen Unternehmen ebenso mit dem ESG-Zertifikat. Dabei handelt es sich um ein Zertifizierungsprogramm, das das CFA-Institut anbietet. Hier steht E für Environmental (Umwelt), S für Social (Soziales) und G für Governance (verantwortungsvolle Unternehmensführung). Diese Aspekte müssen kapitalmarktorientierte Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten ab 2025 in ihren Geschäftsberichten veröffentlichen. Ab 2026 gilt die Berichtspflicht für Unternehmen, die mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen: mehr als 10 Mitarbeitende, eine Bilanzsumme über 450.000 Euro und Umsatzerlöse von mindestens 900.000 Euro. 

Haben Unternehmen ihre CO₂-Emissionen reduziert oder arbeiten bereits klimaneutral, können sie sich dies ebenfalls zertifizieren lassen. Grundlage dafür ist eine CO₂-Bilanz, die neben den eingesparten auch die noch bestehenden Emissionen aufzeigt. Dabei sind entsprechende Zertifizierungen für Produkte und Leistungen, den gesamten Betrieb, einzelne Niederlassungen oder auch Gebäude erhältlich. Der international anerkannte Standard für CO₂-Neutralität lautet PAS 2060.

Weitere Zertifizierungen für Unternehmen  

Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels werden Gütesiegel wie das Label „Familienfreundliches Unternehmen“ oder „Familienfreundlicher Arbeitgeber“ immer wichtiger. Immerhin dienen sie als Nachweis für ein Arbeitsumfeld, in dem sich Familie und Beruf gut miteinander vereinbaren lassen. Wichtige Kriterien für die Vergabe sind Arbeitszeiten, die Möglichkeiten zu Homeoffice und Weiterbildung sowie ein wertschätzender Umgang. Die Vergabe der Zertifizierung erfolgt nach einem Audit vor Ort im Unternehmen. 

Bei der SCC-Zertifizierung für Unternehmen handelt es sich um ein Arbeitsschutzmanagementsystem. Dabei steht SCC für Sicherheits Certifikat Contraktoren. Ziel dahinter ist, den Arbeitsschutz von Subunternehmern – den sogenannten Kontraktoren – zu erhöhen. Mit dem Zertifikat wollen die Auftraggeber belegen, dass sie ihrer Sorgfaltspflicht bei der Auswahl von Subunternehmern nachkommen. 

Vorteile im Außenhandel erhalten Unternehmen schließlich mit einem AEO-Zertifikat. Damit erhalten sie den Status eines Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten. Diese Bewilligung gilt unbefristet in allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union. Erteilt wird sie vom Zoll. Dabei gibt es drei verschiedene Varianten: AEO C für zollrechtliche Vereinfachungen, AEO S für Sicherheit und AEO C/S für zollrechtliche Vereinfachungen/Sicherheit. Welche Voraussetzungen für den Erhalt des Zertifikats zu erfüllen sind, hängt von der gewünschten Form und den Umständen im Unternehmen ab. 

Fazit: Entscheidung über eine Zertifizierung 

Die Auswahl der geeigneten Zertifizierung sollten Unternehmen unter strategischen Gesichtspunkten treffen. So gilt es erst einmal, die unternehmerischen Ziele genau zu analysieren. Auf dieser Grundlage lassen sich dann passende Zertifizierungen herausfiltern. Dabei zählt vor allem der Blick darauf, wie das Unternehmen von einem Zertifikat profitieren kann. Zusätzliche Entscheidungskriterien liefern der zeitliche und finanzielle Aufwand für die Zertifizierung.

Der Jahresabschluss gibt Auskunft über den wirtschaftlichen Erfolg und die finanzielle Lage von Unternehmen. Dabei ist es entscheidend, diesen nach den richtigen Formaten und Richtlinien fristgerecht und korrekt zu erstellen. Mit dem Jahresabschluss auf Basis von Kontenzwecken unterstützt DATEV Jahresabschlussauswertungen für eine große Anzahl der in Deutschland geltenden aktuellen Vorschriften und Taxonomien. Um auch bei der Erstellung von Jahresabschlüssen mit individueller Struktur, nach handelsrechtlichen Spezialvorschriften, internationaler Rechnungslegung oder IFRS zu unterstützen, ergänzt die webbasierte Software des Schweizer Unternehmens aumico AG das DATEV-Portfolio. 

Unterstützung vom Datenimport bis zum Abschluss 

Die Lösung des DATEV-Marktplatz Premium Partners unterstützt Anwenderinnen und Anwender vom Datenimport über die Anpassung des Schemas an individuelle Bedürfnisse, die Kontenzuordnung bis hin zum Abschluss. Dafür können die Daten, die für die Erstellung des Jahresabschlusses benötigt werden, ganz einfach aus den DATEV-Lösungen für das Rechnungswesen exportiert werden. Erforderlich ist dabei die Angabe über das zu exportierende Jahr. Das Excel-File kann lokal abgespeichert und in die Partnerlösung importiert werden.  

Anschließend kann der individuelle Jahresabschluss nach individueller Struktur, handelsrechtlichen Spezialvorschriften oder internationaler Rechnungslegung zuverlässig erstellt werden. Gut zu wissen: Die Lösung deckt alle gängigen Rechtsformen ab.  

Die Vorteile der Partnerlösung auf einen Blick:  

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Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine technologische Neuerung, sondern auch eine gesetzliche Anforderung, die das Wachstumschancengesetz regelt. Das Gesetz verfolgt das Ziel, Umsatzsteuerbetrug wirkungsvoll einzudämmen und gleichzeitig die digitale Infrastruktur und die Effizienz deutscher Unternehmen zu stärken, um so die internationale Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.  

Der Bundesrat hat dem Wachstumschancengesetz am 22. März 2024 mehrheitlich zugestimmt. Es verpflichtet Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 dazu, E-Rechnungen zu empfangen und weiterverarbeiten zu können. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Unternehmen sollten sich deshalb möglichst bald darauf vorbereiten, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen bis 2028. Ab dann ist jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtet, im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen E-Rechnungen zu versenden.  

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem standardisierten digitalen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Diese Form der Rechnungsstellung ermöglicht es den Empfängern, die Daten direkt in ihre Buchhaltungssysteme zu übernehmen, was manuelle Eingabefehler reduziert und die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöht. Rechnungen im PDF-Format genügen diesen Anforderungen nicht. Eine gesetzeskonforme E-Rechnung muss den Vorgaben der Europäischen Norm EN16931 entsprechen. Dafür gibt es in Deutschland mit XRechnung und ZUGFeRD bereits zwei etablierte Formate, die in vielen Softwarelösungen unterstützt werden. Die E-Rechnungspflicht hat also zur Folge, dass Unternehmen ihre Systeme entsprechend anpassen müssen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Das Wachstumschancengesetz spielt dabei eine entscheidende Rolle, da es die Rahmenbedingungen für die flächendeckende Einführung der E-Rechnung schafft. 

Das Wachstumschancengesetz und die E-Rechnung 

Das am 22. März 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz ist eine gesetzliche Initiative, die darauf abzielt, die Digitalisierung in allen Bereichen der deutschen Wirtschaft voranzutreiben. Ein wichtiger Aspekt dieses Gesetzes ist die Förderung der E-Rechnung, um die Effizienz, Transparenz und Compliance der finanziellen Transaktionen zwischen Unternehmen zu verbessern. Das Gesetz verpflichtet alle Unternehmen, die in Deutschland tätig sind, ab 2025 E-Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Dies soll nicht nur die administrativen Lasten verringern, sondern auch dazu beitragen, den Zahlungsverkehr zu beschleunigen. 

Vorteile der E-Rechnung 

Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Einer der größten Vorteile ist die erhebliche Steigerung der Effizienz. Automatisierte Prozesse ermöglichen eine schnellere Rechnungsbearbeitung, wodurch Unternehmen ihre Ressourcen effektiver einsetzen können. Zudem führen digitale Rechnungen zu einer Reduzierung der Druck- und Versandkosten, was zu direkten Kosteneinsparungen führt. Die Umstellung auf E-Rechnungen verbessert auch die Compliance, da digitale Prozesse leichter nachvollziehbar und überprüfbar sind, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert – beispielsweise bei der Archivierung nach den Vorgaben der GoBD. 

Herausforderungen bei der Implementierung 

Trotz der Vorteile stehen viele Unternehmen vor Herausforderungen bei der Implementierung von E-Rechnungen. Technische Herausforderungen, wie die Integration neuer Software in bestehende Systeme, sind zu bewältigen und können Schulungsbedarf erfordern. Zudem müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden mit den neuen Prozessen vertraut sind und diese effektiv nutzen können. Datenschutz und Datensicherheit sind weitere wichtige Aspekte, die bei der Umstellung beachtet werden müssen, um die Integrität und Vertraulichkeit der finanziellen Daten zu gewährleisten. 

Die Rolle der Steuerberatung 

Steuerberaterinnen und Steuerberater spielen eine entscheidende Rolle bei der Einführung der E-Rechnung. Sie sind nicht nur wichtige Berater beim Verständnis und der Implementierung der gesetzlichen Anforderungen, sondern unterstützen auch bei der technischen Umsetzung und sollten von vornherein in die neuen digitalen Datenkreisläufe eingebunden werden. Schließlich benötigen sie die Daten für weiterführende Aufgaben – etwa die Erstellung der Finanzbuchführung. Außerdem helfen Steuerberater Unternehmen dabei, die richtigen Systeme auszuwählen, die Integration vorzubereiten und die Mitarbeiter auf die neuen Prozesse vorzubereiten. Ihre Expertise ist besonders wertvoll, um sicherzustellen, dass die Umstellung reibungslos verläuft und die Unternehmen von allen Vorteilen der E-Rechnung profitieren können. 

Praktische Tipps für Unternehmen 

Unternehmen, die sich auf die Einführung der E-Rechnung vorbereiten, sollten frühzeitig mit der Planung beginnen. Es ist wichtig, eine umfassende Bewertung der aktuellen Systeme durchzuführen und festzustellen, welche Anpassungen notwendig sind. Die Auswahl einer geeigneten E-Rechnungssoftware, die sich nahtlos in die bestehenden Systeme integrieren lässt, ist entscheidend. Zudem sollten Unternehmen Schulungen für ihre Mitarbeitenden anbieten, um sicherzustellen, dass diese mit den neuen Prozessen vertraut sind und sie effektiv nutzen können. 

Zusammenfassung und Ausblick 

Die Einführung der E-Rechnung stellt eine bedeutende Veränderung für die deutsche Wirtschaft dar, bietet jedoch auch große Chancen für Effizienzsteigerung, Kostenersparnis und verbesserte Compliance. Unternehmen, die sich erfolgreich an diese Veränderung anpassen, werden nicht nur gesetzlich konform sein, sondern auch Effizienzvorteile genießen. Die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei ist dabei ein Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Umstellung. In einer zunehmend digitalisierten Welt ist die E-Rechnung ein entscheidender Schritt nach vorne und wird die Art und Weise, wie Unternehmen operieren, nachhaltig verändern. 

Die Arbeitswelt wandelt sich zunehmend schneller und mit dem technologischen Fortschritt differenzieren sich Berufsbilder immer weiter aus. Deshalb gilt sowohl für Unternehmen als auch für ihre Mitarbeitenden vor allem ein Faktor als wesentlich, um nachhaltig am Markt bestehen zu können: die Weiterbildung. Auch viele Jobsuchende sehen Weiterbildungsmöglichkeiten inzwischen als relevanten Benefit bei der Wahl des passenden Arbeitgebers. Das unterstreicht die Bedeutung der beruflichen Weiterbildung auf allen Ebenen. 

Generell gehören zur Weiterbildung per Definition des Bundesministeriums für Bildung und Forschung „berufliche Maßnahmen, wie Lehrgänge, Umschulungen und Meisterkurse, genauso wie Sprachunterricht, das Nachholen von Schulabschlüssen oder freizeitorientierte Bildungsangebote. Für viele Weiterbildungen gibt es die Möglichkeit einer staatlichen Förderung. Weiterbildung umfasst dabei drei Arten von Bildungsangeboten: die allgemeine und politische Weiterbildung, die berufliche Weiterbildung und die Weiterbildung an Hochschulen.“ 

Die berufliche Weiterbildung umfasst in der Regel Kurse zur Vertiefung oder Ergänzung der bis dahin schon erworbenen beruflichen Kenntnisse. Dabei spielt nicht nur der Inhalt der Weiterbildung, sondern auch der Rahmen eine Rolle. So lässt sich zwischen Umschulung, Aufstiegsfortbildung und Anpassungsfortbildung unterscheiden:

• Bei einer Anpassungsfortbildung werden laut Gabler Wirtschaftslexikon die Fertigkeiten und Kenntnisse an technische, wirtschaftliche und rechtliche Entwicklungen angepasst und erweitert,
• während eine Aufstiegsfortbildung zum Erwerb höherer beruflicher Qualifikationen beitragen kann.
• Die Umschulung soll laut der IHK Hamburg „zu einer anderen beruflichen Tätigkeit befähigen“.

Der Unterschied zwischen Weiterbildung und Fortbildung 

Weiterbildung ist per Definition des Deutschen Bildungsrats die Fortsetzung oder Wiederaufnahme organisierten Lernens. Nach dem Ende einer ersten Bildungsphase und Aufnahme einer Erwerbstätigkeit umfasst der Begriff „Weiterbildung“ die berufliche Weiterbildung, allgemeine Weiterbildung, Erweiterung der Grundbildung, politische Bildung, aber eben gerade nicht das Anlernen oder Einarbeiten am Arbeitsplatz. Weiterbildung erfolgt also immer nach der Ausbildung. Eine Weiterbildung ohne Ausbildung ist danach zumindest definitorisch nicht möglich. Außerdem kann, aber muss eine Weiterbildung nicht zum aktuellen Fach passen. 

Dagegen bestimmt das Bundesbildungsgesetz die berufliche Fortbildung als Tätigkeit, die „es ermöglichen [soll], die berufliche Handlungsfähigkeit durch eine Anpassungsfortbildung zu erhalten und anzupassen oder die berufliche Handlungsfähigkeit durch eine Fortbildung der höherqualifizierenden Berufsbildung zu erweitern und beruflich aufzusteigen.“ Bei der Fortbildung bleibt das neu erworbene Wissen im selben Fach. Sie steht als berufliche Bildungsmaßnahme gemäß § 1 Absatz 1 BBiG neben der Berufsausbildung, der Berufsausbildungsvorbereitung und der Umschulung. 

Was steht Arbeitnehmern zu? 

Einen generellen Anspruch auf Weiterbildung haben Beschäftigte nicht, wohl aber auf Freistellung während dieser Zeit. So besteht in 14 von 16 Bundesländern (außer Bayern und Sachsen) ein gesetzlicher Anspruch auf Bildungsurlaub für Arbeitnehmer. Dabei gibt es laut Deutschem Gewerkschaftsbund (DGB) unterschiedliche Bezeichnungen. In manchen Bundesländern würden die Extra-Urlaubstage zur Weiterbildung auch „Bildungsfreistellung“ oder „Bildungszeit“ genannt. 

Der Bildungsurlaub müsse zusätzlich zum regulären Urlaubsanspruch gewährt werden. Für die Zeit zur Weiterbildung darf also kein Erholungsurlaub gekürzt oder abgezogen werden. Der Inhalt der Weiterbildung müsse nicht zwangsläufig mit der beruflichen Tätigkeit in Verbindung stehen. Voraussetzung für die Freistellung sei aber schon, dass der Kurs als Bildungsurlaub anerkannt sei, so der DBG.

Acht Prozent machen jährlich Weiterbildung  

Generell nützt es Unternehmen, wenn sich ihre Beschäftigten weiterbilden. Insofern steht die Mehrzahl der Betriebe diesem Unterfangen in der Regel positiv gegenüber und unterstützt Fortbildungen oder Weiterbildungen finanziell. Im Jahr 2022 haben in Deutschland laut Statistischem Bundesamt rund acht Prozent der 25- bis 64-Jährigen an einer Bildungs- oder Weiterbildungsmaßnahme teilgenommen – was weit unter dem europäischen Durchschnitt von zwölf Prozent liegt.  

Außerdem fällt auf, dass Weiterbildungsangebote vor allem von jüngeren Menschen genutzt werden. So haben 18 Prozent der 25- bis 34-Jährigen an einer Weiterbildungsmaßnahme teilgenommen, während es bei den 35- bis 44-Jährigen nur sieben Prozent waren. Die Teilnahmequote ging auch mit steigendem Alter weiter zurück und betrug fünf Prozent bei den 45- bis 54-Jährigen beziehungsweise drei Prozent bei den 55- bis 64-Jährigen. 

Kosten und Rückzahlungsklausel bei Weiterbildung beachten

Auch Unternehmen können sich aktiv für die Qualifizierung ihrer Beschäftigten engagieren, indem sie Weiterbildungsmaßnahmen für diese anbieten. So boten laut Statistischem Bundesamt 77 Prozent der Unternehmen im Jahr 2020 Weiterbildungsmaßnahmen für ihre Beschäftigten an und trugen dafür Kosten in Höhe von 1.846 Euro pro teilnehmender Person.

Ganze 57 Prozent der Weiterbildungskosten entstehen durch den Personalausfall. Denn obwohl die Mitarbeitenden dem Unternehmen im Zeitraum der Weiterbildung nicht zur Verfügung stehen, steht ihnen ihr Lohn weiterhin zu. 23 Prozent der Kosten seien auf Zahlungen und Gebühren an Weiterbildungsanbieter sowie auf Kosten für externes Weiterbildungspersonal in internen Veranstaltungen zurückzuführen.

Kommt es zu einer Kündigung durch den Arbeitnehmer, kann es zum Streit um die Weiterbildungskosten kommen. Unternehmen fordern dann oftmals übernommene Gebühren zurück. Das ist aber nur rechtens, wenn eine wirksame Rückzahlungsklausel (beispielsweise in Form eines Fortbildungsvertrages als Anhang im Arbeitsvertrag) vereinbart wurde. Da eine rechtlich exakt formulierte Rückzahlungsklausel komplex ist, ist es ratsam, die Vereinbarung von einer Anwältin oder einem Anwalt prüfen zu lassen. 

Förderung von beruflichen Weiterbildungen 

Nicht nur Unternehmen selbst, sondern auch Arbeitsagenturen unterstützen die berufliche Weiterbildung. So fördert die Bundesagentur für Arbeit nach eigenen Angaben „Zuschüsse zum Arbeitsentgelt sowie volle oder teilweise Übernahme der Weiterbildungskosten“ unter bestimmten Voraussetzungen:

• Dazu zählt eine vorgegebene Dauer. So muss die berufliche Weiterbildung mehr als 120 Stunden umfassen, die aber nicht am Stück absolviert werden müssen.  
• Außerdem müssen die berufliche Weiterbildung sowie ihr Bildungsträger für die Förderung zugelassen sein.
• Ebenfalls ein wichtiger Punkt ist, dass in der Weiterbildung Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt werden, die über ausschließlich arbeitsplatzbezogene, kurzfristige Anpassungsfortbildungen hinausgehen. Die Förderung von Schulungen zu einer betriebsspezifischen Software sei zum Beispiel nicht möglich, schreibt die Arbeitsagentur. 

Alternativ zu den Zuschüssen zum Arbeitsentgelt und der Kostenübernahme für eine berufliche Weiterbildung haben Unternehmen folgende Möglichkeit: Sie können für ihre Beschäftigten für die Dauer der beruflichen Weiterbildung ein Qualifizierungsgeld als Entgeltersatzleistung von der Agentur für Arbeit beziehen. Auch hierfür gelten wieder besondere Voraussetzungen.

Was dürfen Arbeitgeber überhaupt genehmigen?

Auch auf Unternehmensseite bestehen Grenzen. So darf das Unternehmen steuerfreie Zuschüsse für die Weiterbildungsmaßnahme nur dann zahlen, wenn die Maßnahme eindeutig im Interesse des Arbeitgebers liegt und betrieblichen Zwecken dient. Ein klassisches Beispiel für nicht steuerfrei mögliche Zuschüsse sind Sprachkurse, die nicht mit dem Job im Zusammenhang stehen. 

Je nach Konstellation kann sowohl eine Fortbildung als auch eine Weiterbildung entweder zur Arbeits- oder zur Freizeit gehören mit den entsprechenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Grundsätzlich gilt aber zumindest bei jeder angeordneten Fortbildung, dass die dafür aufgewendete Zeit Arbeitszeit ist. 

Möglich ist eine Kostenübernahme von Weiterbildungsmaßnahmen auch für eine Weiterbildung innerhalb der Elternzeit. Es ist wichtig, hier auf die zeitliche Obergrenze von 32 Stunden pro Woche zu achten, sofern Lohn und Gehalt fließen.