Bleiben die Leistungen von Beschäftigten unter den Erwartungen ihrer Vorgesetzten oder anderer Personen im Team, kommt schnell die Bezeichnung Low Performer ins Spiel – vor allem, wenn die erfolgsorientierte Entlohnung aller leidet. Leistungsschwache oder leistungsunwillige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für jedes Unternehmen eine Herausforderung, weil durch sie oft Ziele verfehlt werden. Trotzdem sollten Vorgesetzte lieber versuchen, Low Performer neu zu motivieren, statt gleich eine Abmahnung auszusprechen und ihnen zu kündigen. Denn erstens ist die Entlassung wegen angeblich schlechter Leistungen arbeitsrechtlich gar nicht so einfach – zwar hat das Bundesarbeitsgericht eine grobe Definition für Low Performer aufgestellt, aber es gibt bei so begründeten Kündigungen besondere Formalien zu beachten. Und zweitens wäre es angesichts des aktuellen Fachkräfte- sowie allgemeinen Personalmangels sinnvoller, Low Performer zu motivieren statt zu kündigen. Manche haben vielleicht Talente für andere Aufgabenbereiche, die es zu entdecken gilt. Deshalb sollte zur Personalstrategie ein Talent Management gehören, das auch vermeintlich schwierige Fälle berücksichtigt.

Eine Frage der Definition: Was sind Low Performer?

Low Performer ist einer der vielen Anglizismen, die sich im Personalbereich durchgesetzt haben. Als deutsche Übersetzung eignet sich Wenig-Leister oder Minder-Leister. Mit Low Performer sind Personen gemeint, deren Arbeitsleistung im Team längere Zeit unter den Erwartungen oder dem Durchschnitt liegt. Sie sind qua Definition das glatte Gegenteil sogenannter High Performer. Dieser Begriff bezeichnet Personen, die jedes Unternehmen gerne langfristig an sich binden würde, weil sie kontinuierlich außergewöhnlich gute Arbeitsleistungen erbringen. Der Geschäftsleitung können Low Performer derart große Probleme bereiten, dass sie ihnen eine Abmahnung aussprechen oder am liebsten kündigen will. Arbeiten sie etwa langsam und wenig zielgerichtet, ist das für andere Beschäftigte nicht nur lästig. Vielmehr zwingen sie die Kolleginnen und Kollegen durch schlechte Leistungen auch dazu, für sie einzuspringen. Oder sie tolerieren Fehler und Qualitätsmängel, was häufig hohe Folgekosten sowie Unzufriedenheit auch bei den Kundinnen und Kunden auslöst.

Ein Zehntel der Belegschaft gilt gemeinhin als Low Performer

Es ist nicht so einfach, das Phänomen der unterdurchschnittlich engagierten und/oder erfolgreichen Beschäftigten in harte Zahlen zu packen. Eine Definition für Low Performer entstammt der US-Managementliteratur und wurde von Jack Welch geprägt, dem Ex-Chef von General Electric. Nach seiner 20-70-10-Regel gelten 20 Prozent der Beschäftigten als High Potentials, also Leistungsträger, die für exzellente Ergebnisse sorgen. 70 Prozent liefern durchschnittliche Arbeit ab. Und zehn Prozent der Beschäftigten sind Low Performer mit Arbeitsleistungen, die im Vergleich zu den anderen im Team deutlich abfallen. Rechtlich ist allerdings nirgends präzise festgelegt, wo die unterdurchschnittliche Leistung beginnt. Zwar sind Beschäftigte einerseits verpflichtet, die vertraglich vereinbarte Leistung zu erbringen. Andererseits dürften die wenigsten Arbeitsverträge klare Kriterien als Bewertungsgrundlage enthalten. In einem Beschäftigtenverhältnis, also mit einem Dienstvertrag, ist durch den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin grundsätzlich nur ein „Bemühen“ geschuldet. Im Gegensatz dazu müssen Unternehmen als Auftragnehmer mit einem Werkvertrag ein festgelegtes Ergebnis oder einen bestimmten Erfolg liefern.

Low Performer im Team sind um ein Drittel schlechter

Ein gewissen Bewertungsrahmen in Sachen Low Performer – wenn auch keine Definition – hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) geschaffen. 2003 urteilte es: „Ist die Arbeitsleistung im Vertrag der Menge und der Qualität nach nicht oder nicht näher beschrieben, so richtet sich der Inhalt des Leistungsversprechens zum einen nach dem vom Arbeitgeber durch Ausübung des Direktionsrechts festzulegenden Arbeitsinhalt und zum anderen nach dem persönlichen, subjektiven Leistungsvermögen des Arbeitnehmers.“ Beschäftigte müssen – so gut sie können – tun, was sie sollen. Dabei schulden sie ihr „Wirken“, kein „Werk“. Zugleich muss ihr Arbeitserfolg qualitativ wie quantitativ bestimmte Anforderungen erfüllen. Low Performer wegen schlechter Arbeitsqualität zu kündigen oder ihnen eine Abmahnung zuzustellen, billigt das BAG bei dauerhaft unterdurchschnittlichen Leistungen. Etwa, wenn – wie im konkreten Fall – ihre Fehlerquote beim Dreifachen der anderen im Team liegt. Die BAG-Faustformel: Unterschreitung der Durchschnittsarbeitsleistung aller vergleichbaren Arbeitnehmer um ein Drittel. Denkbar sind arbeitsrechtliche Konsequenzen auch, falls persönliche Fähigkeiten eigentlich weit bessere Leistungen ermöglichen.

Low Performer besser motivieren statt ihnen kündigen

Bevor Unternehmen ihre Low Performer mit einer Abmahnung bedenken oder ihnen kündigen, sollten sie die Ursachen des Problems erforschen. Dies dient nicht nur der rechtssicheren Vorbereitung einer Entlassung, sondern kann Low Performer wieder Anschluss im Team finden lassen. Beim zunehmenden Personalmangel ist das oft die bessere Alternative. Zunächst empfiehlt sich dafür eine klare Definition, was der Betrieb von den Beschäftigten erwartet – und dies zu kommunizieren. Leistungen einzelner Personen lassen sich auf dieser Grundlage außerdem leichter vergleichen sowie subjektiv empfundene Leistungsdefizite besser in Zahlen fassen. Anschließend sollten nicht sofort Sanktionen gegen Low Performer folgen, sondern Maßnahmen, die sie motivieren könnten. Es geht darum, die Situation aus der Perspektive der Betroffenen zu betrachten. Unter Personalfachleuten kursiert mit Blick auf Low Performer die Empfehlung: „Warum Chefs keine härtere Peitsche, sondern eine neue Brille brauchen.“ Und der Rat, die drei KDW-Fragen zu klären, das „Können – Dürfen – Wollen“:

• Können die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter die Aufgabe mithilfe der eigenen Fähigkeiten und Kenntnisse bewältigen?
• Dürfen Low Performer die entsprechenden Aufgaben überhaupt erledigen? Wenn ja: Wissen sich eventuell gar nicht, wie weit ihr individueller Entscheidungsspielraum tatsächlich reicht?
• Wollen die Betroffenen tatsächlich etwas leisten?

Problem Low Performer ohne Abmahnung oder Kündigen lösen

Oft lässt sich das Problem Low Performer einfach lösen, ohne eine Abmahnung auszusprechen oder ihnen zu kündigen – wenn die Betroffenen im Gespräch offen darlegen können, womit genau sie Probleme haben. Manche Low Performer verzetteln sich beispielsweise mit nach ihrem Empfinden wichtigen Aufgaben, in denen andere im Team oder Vorgesetzten nur reine Nebensächlichkeiten sehen. Also stimmt scheinbar die Leistung nicht. Hier hilft eine klare Definition der Zielvorgaben. Beschäftigte müssen wissen, was ihr Arbeitgeber erwartet. Der wiederum sollte solche Hindernisse auf dem Weg zum Ziel beseitigen. Oft lassen sich Low Performer durch klare Absprachen leichter motivieren und erbringen dann den Erwartungen entsprechende Leistungen. Hilfreich sein können beispielsweise Coachings oder Trainings. Dabei kann es um Selbstorganisation gehen, um Zeitmanagement oder um die gezielte Vermittlung nötigen Fachwissens. Natürlich muss auch die technische Ausstattung die Voraussetzungen dafür bieten, das gewünschte Arbeitsergebnis abzuliefern. Entsprechende Hilfsmittel und Kompetenzen machen willige Low Performer vielleicht sogar zu motivierten Höchstleistenden.

Unterdurchschnittliche Beschäftigte gezielt fördern

Haben Unternehmen ein System zur dauerhaften Personalentwicklung, lässt sich eher verhindern, dass ein Umfeld für Low Performer entsteht. Das beginnt mit gezielter Nachwuchsförderung. Dazu sollten auch in kleinen und mittleren Betrieben weniger verbreitete Methoden wie das Mentoring zählen. Wichtig sind außerdem leistungsunabhängige Mitarbeiterbeurteilungen, um Kompetenzlücken zu erkennen und zu schließen. Auch moderne Instrumente wie Assessment Center helfen, noch unerkannte oder sich erst entwickelnde Potenziale beziehungsweise Interessen zu identifizieren. Es kann Low Performer motivieren, diese Fähigkeiten im Team zu nutzen und weiter auszubilden. Das steigert nicht nur die Motivation der Low Performer – so erübrigt es sich, eine Abmahnung auszusprechen oder ihnen zu kündigen. Dazu gilt es natürlich, eine sinnvolle Weiterbildung anzustoßen. Chancen und Herausforderungen sowie Fortbildungen und Trainings sind wichtig im Umgang mit jenen, die als Low Performer gelten. Unternehmen können ihnen unmissverständlich das Signal zum „Dürfen“ geben – die zweite der KDW-Fragen – und sie praktisch dabei unterstützen, ihre Chancen zu ergreifen.

Auf persönliche Probleme oder Mobbing achten

Klarheit und Fortbildung an der richtigen Stelle können Low Performer zurück auf Erfolgskurs bringen – auch ohne Zustellen einer Abmahnung, oder ihnen das Kündigen anzudrohen. Manchmal verhindern allerdings komplexere oder größere private Probleme, dass jemand die volle Leistung erbringt. Low Performer könnten etwa permanent überlastet sein – im Team bei der Arbeit oder auch im Privatleben. Unternehmen könnten dann beispielsweise ein Sabbatical zur persönlichen Neuorientierung anbieten und Low Performer so wieder motivieren, statt ihnen zu kündigen. Überhaupt empfiehlt sich ein breiterer Blick auf mögliche Ursachen für unterdurchschnittliche Leistungen, da Arbeitgeber die Pflicht haben, ein der Gesundheit nicht abträgliches Arbeitsumfeld zu schaffen. Dazu zählt die Gefährdungsbeurteilung ebenso wie eine sinnvolle statt unnötig belastende Arbeitsorganisation. Oft stecken hinter einer vermeintlichen Demotivation auch massive Probleme wie ein Burnout, nicht nur bei Führungskräften. Verursachen Mobbing oder eine Suchterkrankung das Leistungsloch, müssen Unternehmen angemessene Hilfsangebote unterbreiten. Die Berufsgenossenschaften helfen dabei.

Low Performer nicht ohne Abmahnung kündigen

Manchmal stellt sich nach genauer Analyse der Situation aber heraus, dass jemand keine Leistung bringen will. Fehlt tatsächlich das „Wollen“, das dritte der KDW-Kriterien, lässt es sich kaum vermeiden, dem Low Performer oder der Low Performerin eine Abmahnung auszusprechen und der Person anschließend zu kündigen. Denn trotz des Fachkräftemangels sollten Unternehmen alle Low Performer entlassen, die sich nicht motivieren lassen und im Team eine dauerhafte Belastung zu werden drohen. Dafür gibt es das Instrument der verhaltensbedingten Kündigung, wobei aber hohe formale und inhaltliche Anforderungen zu erfüllen sind. Insbesondere muss das Unternehmen den Betroffenen eine die Durchschnittsleistung erheblich unterschreitende Leistung nachweisen – dass es sich also um Low Performer nach der Definition des Bundesarbeitsgerichts handelt. Dies betonte unter anderem das Arbeitsgericht Siegburg bei der Kündigungsschutzklage eines Kfz-Mechanikers, dem wegen schlechter Arbeitsleistungen verhaltensbedingt gekündigt worden war.

Entlassungen unter anderem per Abmahnung vorbereiten

Laut Unternehmen hatte der vermeintliche Low Performer bei einem Werkstatttest nur vier der sechs Fehler erkannt und bei einem Auftrag anstehende Servicearbeiten vergessen. Dies schade dem Image der Firma, und trotz insgesamt drei Abmahnungen sei kein Besserungswille festzustellen gewesen. Das Arbeitsgericht teilte im Rahmen einer Kündigungsschutzklage die Sichtweise des Unternehmens nicht. Der Arbeitgeber habe weder die Leistungen des Klägers noch die Fehlerquote vergleichbarer Beschäftigter über einen repräsentativen Zeitraum erfasst. So lasse sich nicht belegen, dass vertragliche Verpflichtungen vorwerfbar verletzt worden seien. Wer Low Performer kündigen will, muss sie also zunächst durch eine Abmahnung für den Ernst der Lage sensibilisieren und ihnen dann die Chance zur Verhaltensänderungen gegeben. Zu dokumentieren gilt es für Kündigungen außerdem, dass die Leistung der Low Performer in Relation zu allen vergleichbaren Beschäftigten im Team und gegebenenfalls darüber hinaus die Durchschnittsleistung erheblich unterschreitet. Hier gilt als Faustformel die Unterschreitung um ein Drittel.

Betroffene auf einen anderen Arbeitsplatz versetzen

Wer glaubt, Low Performer nicht mehr motivieren zu können, und ihnen nach einer Abmahnung kündigen will, sollte dies stets mit der Anwaltskanzlei absprechen, denn der Teufel liegt in den individuellen Details. So könnte es dem Unternehmen etwa zumutbar sein, Low Performer an einen anderen Arbeitsplatz zu versetzen oder ihnen nicht zum Zwecke der Trennung zu kündigen, sondern nur eine Änderungskündigung auszusprechen, sprich weniger Geld bei gleicher Arbeitsleistung zu zahlen. Dies gilt es ebenso zu prüfen wie das formal richtige Vorgehen sowie eine wasserdichte Argumentation, bevor man eine Kündigung ausspricht und damit eine Kündigungsschutzklage riskiert.

Alle vier Jahre prüft die Deutsche Rentenversicherung in Unternehmen, ob die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung korrekt abgeführt wurden. Etwa 25 Prozent dieser Sozialversicherungsprüfungen führen zu Beanstandungen – die Meldungen zur DEÜV müssen korrigiert werden. Üblicherweise werden diese DEÜV-Meldekorrekturen überaus aufwändig mittels einer Ausfüllhilfe, meist sv.net, erstellt und übermittelt.

Deutlich einfacher und schneller geht das jetzt mit der neuen Cloud-Anwendung DATEV Digitale Meldekorrektur. Damit können DEÜV-Meldekorrekturen aus einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) mit einem Klick direkt an den zuständigen Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Nur noch in wenigen Ausnahmefällen muss auf eine manuelle Meldung über sv.net zurückgegriffen werden.

Mandantenbezogener Aufruf

Sind nach einer Betriebsprüfung per euBP Meldekorrekturen vorhanden, kann das Programm direkt aus der Statusinformation der Digitalen Betriebsprüfung Personalwirtschaft aufgerufen werden.

Die Inhalte der Korrekturmeldung werden automatisch aufbereitet. Die Unterschiede zwischen der Ursprungs- bzw. Stornomeldung und der Neumeldung werden übersichtlich angezeigt. Anschließend werden die Storno- und Neumeldungen sicher über das DATEV-Rechenzentrum übermittelt.

SV-Nachweis sofort anzeigen und herunterladen

Der SV-Nachweis kann direkt nach der Übermittlung angezeigt und heruntergeladen werden.

Korrekturen, die nicht übermittelt werden können, werden entsprechend gekennzeichnet. Diese Korrekturen müssen weiterhin manuell über sv.net übermittelt werden.

Die Erzählung geht so: Als die Griechen scheinbar die Belagerung von Troja abbrechen und abziehen, hinterlassen sie ein großes Pferd aus Holz, angeblich als Weihgeschenk für die Göttin Athene. Die Einwohner der angegriffenen Stadt schleppen es ins Stadtzentrum. So holen sie selbst die im Pferd versteckten griechischen Soldaten hinter ihre bis dato undurchdringlichen Verteidigungslinien. Nachts steigen die Kämpfer aus und machen die Stadt dem Erdboden gleich. Aus dieser griechischen Mythologie leitet sich der Begriff Trojaner ab, der allen zu denken geben sollte, die Computer nutzen. Heute ist der Trojaner nämlich ein Dokument oder Programm im Internet oder E-Mail-Postfach, das harmlos aussieht und meistens verlockende Dinge verspricht, etwa ein interessantes Video oder ein hilfreiches Software-Update. Wer unbedacht einen Trojaner anklickt, startet die Installation einer Schadsoftware, die etwa Datenklau oder Erpressung ermöglichen könnte. Wer einen Datendiebstahl oder Schlimmeres verhindern will, muss Trojaner erkennen und idealerweise schnell entfernen können.

Was sind Trojaner für Datendiebstahl und Erpressung?

Trojaner sind Programme oder Dokumente, die beim Surfen im Internet oder beim Blick ins E-Mail-Postfach schon vielen begegnet sein dürften. Oft jedoch, ohne wirklich aufzufallen, obwohl sie in unvorstellbarer Zahl im virtuellen Raum unterwegs sind. Denn es handelt sich um scheinbar harmlose Dateien oder Spam-Mails, die viele Menschen zwar ignorieren, aber selten für gefährlich halten. Wer dann irgendwann auf einen Trojaner stößt, der sich als spannendes Video oder hilfreiche Software ausgibt, klickt ihn leichtfertig an. Dann startet für die Nutzerin oder den Nutzer erkennbar nur ein lustiges Video oder die Installation der versprochenen Software. Unbemerkt nisten sich parallel dazu über den Trojaner im Hintergrund aber auch Schadprogramme auf dem Rechner ein, die etwa dem Datendiebstahl dienen oder zur Verschlüsslung von Dateien, um später Lösegeld zu erpressen. Oder der Trojaner sorgt erstmal nur dafür, dass über eine Hintertür künftig jederzeit Hacker den Computer ausspähen oder übernehmen können.

Passieren kann das, weil die Personen vor dem Computer den Trojaner nicht erkennen. Also erlauben sie der verborgenen Software aktiv per Klick, ihren Angriff zu starten. Das kann im Unternehmen ebenso passieren wie im Homeoffice oder beim Arbeiten unterwegs, denn viele Trojaner sind nahezu perfekt getarnt. Und ein Großteil der Beschäftigten besitzt unzureichendes Wissen zum Thema IT-Sicherheit. Ein sicheres Passwort oder die Verschlüsselung einer E-Mail schützen nicht vor Trojanern, die es bereits hinter diese Verteidigungslinien geschafft haben. Dann hilft nur noch ein ausgefeilter Plan zum Handeln während eines Cyber-Angriffs, um etwa einen Datenklau zu verhindern. Aber am wichtigsten ist es, den Beschäftigten in Schulungen zu erläutern, wie sie Trojaner erkennen und idealerweise selbst sofort entfernen. Oder an wen sie sich umgehend wenden müssen, damit die Bedrohung durch einen Trojaner abgewehrt werden kann.

Wie lässt sich eine Bedrohung durch Trojaner erkennen?

Am besten ist es natürlich, Trojaner zu erkennen, bevor sie ihre schädliche Wirkung entfalten können, also etwa einen Datendiebstahl initiieren. Wer sich erst gar keine Trojaner einfängt, muss sie auch nicht entfernen. Dies erfordert eine gewisse Aufmerksamkeit und Sorgfalt insbesondere beim Arbeiten mit E-Mails sowie beim Surfen im Internet. Denn die meisten Trojaner landen durch die Gedankenlosigkeit von Computernutzerinnen oder -nutzern auf Hardware in Unternehmen und Privathaushalten – egal, ob sie für Datenklau, Erpressung oder andere Aktivitäten gedacht sind. Oft können sie sich erst auf einem Rechner einnisten, weil jemand unbedacht einen Link oder Mail-Anhang anklickt. Wer Trojaner erkennen will, sollte daher auf bestimmte Warnzeichen achten und sich an – idealerweise offiziell unternehmensweit vorgeschriebene – Vorsichtsmaßnahmen halten.

Trojaner kommen oft per E-Mail auf den Rechner

Bei einer Spam- oder Phishing-Mail liegt auf der Hand, dass sie in Verbindung mit einem Trojaner stehen könnte. Darum sollte sich das Anklicken des Anhangs in so einer E-Mail von selbst verbieten. Mag das Anschreiben oder der Name des Anhangs noch so interessant klingen – Mails nicht eindeutig identifizierter Absender bergen Gefahren. Selbst gut gemachte Phishing-Mails – und damit eventuell enthaltene Trojaner – sind möglicherweise an bestimmten Merkmalen zu erkennen. Wichtig ist, zuerst mit der Maus den Absender in der Kopfleiste anzuklicken. Dies enthüllt hinter dem Namen seriöser Unternehmen oft aus seltsamen Ziffern-Buchstaben-Kombinationen bestehende E-Mail-Adressen – ein starker Hinweis auf eine Spam- oder Phishing-Mail. Andererseits ist eine vermeintlich seriöse Mailadresse kein sicheres Zeichen dafür, dass es sich nicht um eine schädliche E-Mail handelt. Auch weitere Merkmale lassen darauf schließen, dass es sich um eine Spam- oder Phishing-Mail handelt. Solche gefährlichen Sendungen können immer im E-Mail-Postfach landen, egal wie gut der Spam-Filter prinzipiell ist.

Stets Absender und vollen Dateinamen überprüfen

Aber nicht nur Anhänge dubios aussehender Mails können Trojaner enthalten, die beispielsweise zum Datendiebstahl oder für eine Erpressung gedacht sind. Von seriösen Absendern kommende elektronische Post kann ebenfalls Schadsoftware transportieren. Entweder, weil Hacker sich Zugang zu dieser E-Mail-Adresse verschafft haben, beispielsweise durch Social Engineering. Oder weil jemand unwissentlich einen Anhang mit einem Trojaner weiterleitet. Deshalb ist es von größter Bedeutung, sich bei jedem Anhang den kompletten Namen der Datei anzeigen zu lassen, bevor man sie anklickt. Oft nämlich tarnen sich Trojaner mit Dateiendungen für Medien wie .jpg oder .mp4, was auf Fotos oder Videos schließen lässt. Wer den vollen Namen aufruft, sieht plötzlich die Endung .jpg.exe oder .mp4.exe – was enthüllt, dass es sich nicht um ein Foto oder Video handelt, sondern um ein meistens schädliches Programm, das per Klick installiert würde. Schlimmstenfalls lassen sich Trojaner dann kaum noch entfernen.

Schadprogramme lauern auch beim Surfen im Internet

Wer viel im Internet surft, kann ebenfalls davon ausgehen, früher oder später auf Schadsoftware zu stoßen. Deshalb ist es auch hier sehr wichtig, an bestimmten Merkmalen zu erkennen, ob man sich einen Trojaner einzufangen droht. Oft versuchen Cyber-Kriminelle etwa, Programme zum Datenklau oder für Erpressung via Pop-Up-Seiten zu verteilen. Die Seiten gehen unvermittelt auf und informieren beispielsweise darüber, dass der Computer von einer Schadsoftware befallen ist, sich hier aber schnell und einfach das erforderliche Antivirenprogramm herunterladen lässt. Wer dieser Aufforderung folgt, installiert häufig einen Trojaner, der vordergründig nach Viren scannt, tatsächlich im Hintergrund aber selbst unbemerkt Malware lädt. Daher gilt generell: Keinen seltsamen Nachrichten oder Pop-Up-Seiten vertrauen und (Antiviren-)Programme insbesondere für Mobilgeräte nur über die offiziellen App-Stores oder Seiten der Hersteller installieren. Gerade für Firmengeräte sollte das Aufspielen von Software stets zentral über die eigene IT-Abteilung oder einen damit beauftragten Dienstleister laufen.

Woran kann man erkennen, ob Trojaner installiert sind?

Wer sich einen Trojaner eingefangen hat, sollte ihn schnell erkennen und entfernen, um einen drohenden Datenklau zu verhindern. Je länger Trojaner auf einem Rechner oder Mobilgerät sind, desto mehr Schaden können sie anrichten, weit über einen Datendiebstahl hinaus. Darum sollten Unternehmerinnen und Unternehmer ihren Beschäftigten in Schulungen zur IT-Sicherheit erklären lassen, wie bereits installierte Trojaner zu erkennen sind. Zu den Warnhinweisen gehört etwa:

• Der Computer braucht ungewöhnlich lange für eine Aufgabe oder reagiert zeitverzögert. Dann könnten Trojaner oder von ihnen installierte Schadprogramme im Hintergrund viel Rechenleistung nutzen.
• Häufige Systemabstürze oder unaufgefordert startende Programme behindern die Arbeit. Entwickeln Rechner so ein Eigenleben, liegt eine Infektion nah.
• Die Internetverbindung ist plötzlich instabil. Dann könnte ein infizierter Rechner versuchen, Internetseiten zu öffnen oder Daten zu laden, was durch reduzierte Bandbreiten die Arbeit behindert.
• Betrügerische Internetseiten öffnen sich unvermittelt und versuchen den Nutzer oder die Nutzerin auf gefährliche Websites zu locken. Das kann durch auf dem eigenen Rechner installierte Trojaner ausgelöst sein.
• Fehlende Dateien können durch von Trojanern installierte Schadprogramme gelöscht, an andere Orte verschoben oder verschlüsselt worden sein. Dies deutet eventuell auf einen anlaufenden Erpressungsversuch hin.
• Deaktivierte Firewalls oder Antivirenprogramme lassen darauf schließen, dass ein Computer bereits infiziert ist und seine Verteidigungsfähigkeit gezielt weiter geschwächt wird.

Nicht erst diese Hinweise auf einen möglichen Virenbefall sollten dazu veranlassen, Trojaner zu suchen, zu erkennen und möglichst zu entfernen. Wer sich gegen einen Datendiebstahl schützen will, braucht mit Inbetriebnahme eines Rechners oder Netzwerkes einen wirkungsvollen Schutz gegen jegliche Cyber-Angriffe. Zwar kann es auch sinnvoll sein, per Cyber-Versicherung die finanziellen Folgen einer erfolgreichen Attacke zu begrenzen. Aber nur durchdachte Abwehrmaßnahmen minimieren das Risiko, überhaupt einem Datenklau oder einer Erpressung zum Opfer zu fallen. Die beginnen mit der Sensibilisierung der Beschäftigten sowie dem Einsatz dichter Firewalls, effektiver Antivirenprogramme und sogenannter Scanner, die Trojaner erkennen und ein Entfernen ermöglichen.

Wie lassen sich Trojaner vom Rechner entfernen?

Es reicht nicht, einen Trojaner zu erkennen – erst mit seinem Entfernen lässt sich ein drohender Datendiebstahl vereiteln. Allerdings stellt sich die Frage, wie nach einem idealerweise regelmäßigen Überprüfen des Computers zu reagieren ist, falls Antivirenprogramme oder Trojaner-Scanner eine Infektion mit Schadsoftware feststellen.

Wirkungsvolle Maßnahmen gegen Datendiebstahl per Trojaner

• Durch Antivirenprogramme lassen sich viele Trojaner vom Computer entfernen. Wichtig ist, sie aktuell zu halten. Sie durchsuchen die Festplatte auf Schädlinge und löschen diese. Fachleute sollten einschätzen, ob das Antivirenprogramm – kostenlos oder bezahlt – aktuell und effektiv ist. Wer sich kostenlose Programme aus dem Internet nutzt, riskiert tendenziell eher, auf durch Trojaner verseuchte Lockangebote hereinzufallen. Es kann empfehlenswert sein, unterschiedliche Programme zum laufenden Suchen und Erkennen der Trojaner sowie dann zum Entfernen zu nutzen.
• Die Systemwiederherstellung kann manchmal helfen, wenn der Einsatz von Antivirensoftware nicht ausgereicht hat. Dann lässt sich eine ältere Sicherungskopie der Daten beziehungsweise des Systems laden, in der der Trojaner noch nicht vorhanden ist. Dabei verschwinden alle Änderungen seit der letzten Sicherung. Eine Systemwiederherstellung hilft weder, wenn der Abstand zwischen den Sicherungen zu groß ist, noch wenn ein Trojaner lange im System war, bevor ihn Nutzerinnen oder Nutzer erkennen und entfernen wollen. So etwas funktioniert nur mit durchdachten Back-up-Konzepten.
• Ein Offline-Sicherungskonzept kann bei der Wiederherstellung helfen, wenn Dateien verschlüsselt wurden. Oft sind dann auch Back-ups im System infiziert oder sogar verschlüsselt. In diesem Fall könnten offline vorhandene Dateien wiederhergestellt werden – vorausgesetzt, die Schadsoftware war vor dem Angriff nicht schon längere Zeit unbemerkt im System und ist so in der Offline-Kopie.
• Die Festplattenformatierung ist die ultimative Bekämpfung von Viren und Trojanern. Hier wird nicht nur eine ältere Sicherungskopie der Daten aufgespielt, sondern das komplette Betriebssystem neu aufgesetzt. Dies dient dem Entfernen aller Trojaner und Viren, die tief ins System eingedrungen sind. Auch das klappt natürlich nur mit einem durchdachtem Back-up-Konzept, ohne das keine aktuellen Daten mehr vorhanden wären, mit denen man weiterarbeiten kann.
• Professionelle Dienstleister sind für Unternehmen die beste Alternative, um Trojaner und erkennen und zu entfernen. Jede größere Ausfallzeit ist – trotz Betriebsunterbrechungsversicherung – potenziell existenzgefährdend, weshalb der schnelle Einsatz von Profis meistens sein Geld wert ist.

Bei einer Auftragsflaute geht gerade kleineren Unternehmen rasch finanziell die Puste aus. Luft verschaffen können sie sich unter anderem, indem sie Kurzarbeit anmelden. Sind die Voraussetzungen erfüllt, können Unternehmerinnen und Unternehmer für ihre Beschäftigten bei der Arbeitsagentur Kurzarbeit beantragen. Für eine Übergangszeit übernimmt die Behörde dann einen Teil des Gehalts. Schon vor der Corona-Pandemie stieg die Zahl der Firmen mit Kurzarbeit – insbesondere in der Industrie. Wegen Corona geänderte Voraussetzungen für Kurzarbeit haben den Zugang zur Kurzarbeit erleichtert – vorübergehend waren über zehn Millionen Menschen in Kurzarbeit. Inzwischen gelten wieder die vor der Pandemie üblichen Bedingungen. Firmenchefs und -chefinnen sollten mit ihrer Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei klären: Was ist Kurzarbeit? Dabei ist etwa wichtig, was Kurzarbeit für den Fall bedeutet, dass Überstunden oder Urlaub abzugelten sind – und welche Ankündigungsfrist einzuhalten ist. Klären sollten Arbeitgeber das schon in guten Zeiten. Einige vertragliche Regelungen, beispielsweise aus einer Betriebsvereinbarung, erleichtern es später, Kurzarbeit anmelden zu können.

Erst Überstunden und Urlaub abbauen, dann Kurzarbeit anmelden

Die Gründe für eine Flaute im Unternehmen können vielfältig sein. In kleinen Firmen reicht dafür oft schon, dass sich ein größerer Folgeauftrag verzögert. Oder das Tagesgeschäft muss nach einem Brand in den Geschäftsräumen gezwungenermaßen auf Sparflamme laufen. Selbst mit nur wenigen Beschäftigten entwickeln sich Gehälter und weitere Kosten dann rasch zur erdrückenden Last. Um diese finanziellen Belastungen notfalls zu verringern, können Unternehmen bei der Arbeitsagentur Kurzarbeit anmelden. Dabei gilt es einerseits, Kurzarbeit möglichst zeitnah zu beantragen – die entsprechende Ankündigungsfrist beträgt drei Monate, nachdem die Gründe eingetreten sind. Andererseits gehört zu den Voraussetzungen für die Auszahlung von Kurzarbeitergeld, dass die Kurzarbeit unabwendbar ist – was bedeutet, dass Überstunden wie auch Ansprüche der Beschäftigten etwa auf Urlaub vor dem Antrag auf Kurzarbeit weitgehend abgebaut sein sollten. Firmenchefs und -chefinnen müssen das Thema Kurzarbeit deshalb vorausschauend mit Fachleuten für Recht und Steuern besprechen.

Welche Voraussetzungen gelten beim Beantragen von Kurzarbeit?

Kurzarbeit beantragen können Unternehmen bei der Arbeitsagentur, in deren Bezirk die Lohnabrechnungsstelle liegt. Mit einer Registrierung ist ein Online-Antrag möglich. Zu den wesentlichen Voraussetzungen für Kurzarbeit zählt ein sogenanntes unabwendbares Ereignis. Tritt es ein, bedeutet dies, dass auch Betriebe mit nur einem oder einer Beschäftigten Kurzarbeit anmelden können. Die rechtlichen Vorgaben zu zulässigen Gründen für Kurzarbeit wie auch weitere Regelungen zum Thema enthält das dritte Sozialgesetzbuch (SGB III). Einen Anspruch auf Kurzarbeitergeld (KUG) haben Beschäftigte demnach in der Regel, wenn

• ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall vorliegt,
• betriebliche und persönliche Voraussetzungen erfüllt sind und
• das Unternehmen den Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit angezeigt hat.

Nach den Regeln des SGB III ist ein Arbeitsausfall erheblich genug, um Kurzarbeit anmelden zu können, wenn er

• auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruht,
• vorübergehend ist,
• nicht vermeidbar ist und
• im jeweiligen Kalendermonat (Anspruchszeitraum) mindestens ein Drittel der Beschäftigten von einem Entgeltausfall von jeweils zehn bis 100 Prozent ihres monatlichen Bruttoentgelts betroffen ist.

Die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bekommen das Kurzarbeitergeld dann „bis zum Ablauf von zwölf Monaten seit dem ersten Kalendermonat …, für den Kug gezahlt wird“, so die Bundesarbeitsagentur. Darüber hinaus können Unternehmen auch eine Betriebsvereinbarung zum Thema Kurzarbeit aushandeln.

Kurzarbeit können Unternehmen aus vielen Gründen anmelden

Gerade nach Unglücksfällen, die betriebliche Ausfälle auslösen, sollten Unternehmen klären, ob sie für Teile der Belegschaft auch Kurzarbeit anmelden können – gegebenenfalls ohne die prinzipiell vorgeschriebene Ankündigungsfrist. Naturkatastrophen etwa oder auch Brandschäden gelten als unabwendbares Ereignis gemäß SGB III – was die Chance für rasche Kurzarbeit bietet. Sind Unternehmen behördlichen oder behördlich anerkannten Maßnahmen ausgesetzt, die von ihnen nicht zu vertreten sind und den Grund für den Arbeitsausfall bilden, sollten sie ebenfalls Kurzarbeit beantragen können. Das könnte etwa bei einer Straßensperrung wegen Bauarbeiten sinnvoll sein, durch die ein Einzelhandelsgeschäft dramatisch an Laufkundschaft verliert. Aber der Chef oder die Chefin muss vorher prüfen, ob Beschäftigte zeitlich befristet in eine andere Abteilung versetzt werden könnten. Was für Kurzarbeit mit dem Blick auf Überstunden, den Anspruch auf Urlaub oder weitere Voraussetzungen gilt und ob sich eine Betriebsvereinbarung zum Thema empfiehlt, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer mit ihrer Rechtsanwaltskanzlei klären.

Diese Formen von Kurzarbeit können Unternehmen anmelden

Was ist und was bedeutet Kurzarbeit, welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein, gilt immer eine Ankündigungsfrist? Die Arbeitsagenturen unterscheiden drei Formen von Kurzarbeitergeld.

• Konjunkturelles Kurzarbeitergeld. Das ist quasi der Klassiker – und für alle kleinen Unternehmen interessant. Es soll Betrieben helfen, die vorübergehend nicht genug Arbeit für ihre Beschäftigten haben. Und zwar aus den im SGB III genannten Gründen – aus wirtschaftlichen Gründen oder aufgrund besonderer Ereignisse. In dieser Kategorie können alle Betriebe falls nötig Kurzarbeit anmelden
• Saison-Kurzarbeitergeld. Für die Baubranche gedacht ist das Saison-Kurzarbeitergeld gemäß §101 SGB III. Diese Lohnersatzleistung für Beschäftigte von Bau- und Handwerksunternehmen bekommen auch kleine Betriebe für den Winter. Wollen sie in diesem Zusammenhang Kurzarbeit beantragen, zählt zu den Voraussetzungen, dass der regelmäßige Arbeitsausfall auf witterungsbedingten oder wirtschaftlichen Gründen in der Schlechtwetterzeit beruht. Urlaub und Überstunden sind mit Blick auf diese Form der Kurzarbeit anders zu behandeln – die Beschäftigten sollen schließlich nicht gezwungen werden, diese Ansprüche immer im Winter abzubauen.
• Transferkurzarbeitergeld. Zur sogenannten „Kurzarbeit Null“ haben kleine Betriebe keinen Zugang. Dieses Kurzarbeitergeld erhalten Beschäftigte von Konzernen, die bei einer Transfergesellschaft angestellt sind. Ziel ist ihre zusätzliche Qualifizierung und Weitervermittlung.

Erst die wirtschaftliche Prognose – dann Kurzarbeit anmelden

Bevor sie Kurzarbeit anmelden, sollten Unternehmen die Ankündigungsfrist prüfen – und ob der Grund für die Flaute vorübergehend oder dauerhaft ist. Das zählt zu den Voraussetzungen für Kurzarbeit. Meistens schließt die Einführung von Kurzarbeit spätere betriebsbedingte Kündigungen aus – was bedeutet, dass zumindest Kündigungen aus dem gleichen Grund wie die vorherige Kurzarbeit rechtlich kaum haltbar sind. Im Zweifelsfall sollten Unternehmer und Unternehmerinnen die betriebswirtschaftliche Lage detailliert mit der Steuerberatungskanzlei durchgehen, bevor sie Kurzarbeit beantragen. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin hilft, die Lage einzuschätzen und eventuell andere Auswege zu finden. Wer Kurzarbeit anmelden will, sollte außerdem mit der Rechtsanwaltskanzlei sprechen – über mögliche Rechtsfolgen, falls die Schwierigkeiten unerwartet lange anhalten. Gut zu wissen: Unternehmen müssen nicht immer Kurzarbeit beantragen, bevor sie betriebsbedingte Kündigungen aussprechen. Existiert ein Betriebsrat, darf er die Initiative für eine Betriebsvereinbarung über Kurzarbeit ergreifen. Doch auch dann zählt die Einschätzung des Unternehmens, ob der Arbeitskräftebedarf auf Dauer oder nur vorübergehend sinkt.

Das gilt beim Berechnen der Sozialversicherungsbeiträge

Bei der Lohnbuchhaltung haben Unternehmerinnen und Unternehmer allerlei zu beachten, wenn sie Kurzarbeit anmelden. Die Arbeitsagentur deckt 60 Prozent – mit Kind 67 Prozent – vom entgangenen Nettogehalt der Beschäftigten ab. Dabei gilt als rechnerische Größe die Beitragsbemessungsgrenze, die 2023 bei 7.100 Euro im Monat liegt. Beantragen Arbeitgeber für sie Kurzarbeit, bleiben Beschäftigte regulär über das Unternehmen in der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung versichert. Das Unternehmen zahlt die Sozialversicherungsbeiträge während der Kurzarbeit aber allein. Berechnet werden sie während der Kurzarbeit nach einem fiktiven Arbeitsentgelt. Die Steuerberaterin oder der Steuerberater hilft, die maßgeblichen Unterschiedsbeträge zwischen Soll-Entgelt und Ist-Entgelt korrekt zu ermitteln sowie die Beiträge rechtssicher abzuführen. Das ist nicht ganz trivial, denn Beiträge werden teils anders als sonst üblich ermittelt. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten deshalb in jedem Fall die Steuerkanzlei hinzuziehen, wenn sie Kurzarbeit anmelden.

Kurzarbeit: Bei Zahlungen an Überstunden und Urlaub denken

Sind die Voraussetzungen erfüllt, hilft Kurzarbeitergeld natürlich den Unternehmen aus der Patsche. Im Kern dient es aber dazu, Beschäftigte vor Erwerbslosigkeit durch kurzfristige Auftragsflauten zu bewahren und vorübergehend drohende Einkommensverluste abzufedern. Die Höhe des Kurzarbeitergeldes hängt am finanziellen Verlust für die Betroffenen nach Abzug der Steuer – was konkret bedeutet, dass es bei Kurzarbeit 60 Prozent des ausgefallenen Nettoentgelts ersetzen soll, mit Kind im Haushalt 67 Prozent. Das Unternehmen legt die reduzierte Arbeitszeit fest und berechnet den Lohn sowie das fällige Kurzarbeitergeld. Dafür ist bei der Arbeitsagentur ein Antrag auf Rückerstattung für die Kurzarbeit zu beantragen. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin weiß, wie Überstunden zu behandeln sind, was für Geringverdienende oder Auszubildende gilt, für die Unternehmen die Kurzarbeit anmelden, und welche Antragsfrist es gegebenenfalls gibt. Die Steuerfachleute kennen zudem den feinen Unterschied, der in Kurzarbeit zwischen dem Urlaubsentgelt – also der Gehaltsfortzahlung im Urlaub – und der Einmalzahlung für den Urlaub existiert.

Diese Fallen birgt Kurzarbeit rund um Urlaub und Überstunden

Rund um Urlaub und Überstunden lauern bei Kurzarbeit einige Fallen. Grundsätzlich entsteht den Beschäftigten kein Urlaubsanspruch für Zeiten, für die Arbeitgeber Kurzarbeit anmelden, hat das Bundesarbeitsgericht kürzlich bestätigt (9AZR225/21). Beim verdienstabhängig gezahlten Urlaubsgeld, wie etwa auch beim Mutterschutzlohn, bleiben Verdienstminderungen aufgrund der Kurzarbeit bei der Berechnung außen vor. Für die Bemessung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld spielen die Tage ebenfalls keine Rolle. Liegt ein gesetzlicher Feiertag in der Kurzarbeitsperiode, schulden Unternehmen den Feiertagslohn. Auch die darauf entfallenden Sozialversicherungsbeiträge entrichten sie voll. Nur die Lohnsteuer dürfen sie nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 1984 einbehalten (2AZR161/83). Generell gilt: Wer Kurzarbeit beantragen will, darf von den Betroffenen keine Überstunden fordern – das wäre Leistungsbetrug.

Krankheit während der Kurzarbeit ist eine Rechenaufgabe

Unternehmen, die Kurzarbeit anmelden, sind bei einer Krankmeldung zur Entgeltfortzahlung verpflichtet. Dabei können – je nach Zeitpunkt der Krankmeldung vor oder während der Kurzarbeit – aber unterschiedliche Berechnungsgrundlagen gelten. Was zu beachten ist, darüber war hier bereits zu lesen. Wer der Steuerberaterin oder dem Steuerberater die Berechnung überlässt, vermeidet Fehler und macht sich rechtlich weniger angreifbar.

Das gilt bei der Kurzarbeit für Arbeitszeitkonten

Wenn Unternehmen Kurzarbeit anmelden, kann die Arbeitsagentur von den Beschäftigten eventuell verlangen, mögliche Arbeitszeitguthaben zur Überbrückung zu nutzen. Mit Blick auf die Voraussetzungen für Kurzarbeit existiert dabei aber ein Unterschied zwischen vertraglich vereinbarten Arbeitszeitguthaben einerseits sowie einfachen Überstunden andererseits. Die Auflösung des Arbeitszeitguthabens kann nicht verlangt werden, soweit es

• zur Überbrückung von Arbeitsausfällen außerhalb der Schlechtwetterzeit (§101 Absatz 1) bestimmt ist und den Umfang von 50 Stunden nicht übersteigt,
• für die im vierten Sozialgesetzbuch (SGB IV) festgelegten Zwecke wie etwa Pflege- und Familienzeit bestimmt ist, oder
• zur Vermeidung der Inanspruchnahme von Saison-Kurzarbeitergeld angespart worden ist und den Umfang von 150 Stunden nicht übersteigt.

Auch wenn das Arbeitszeitguthaben mehr als zehn Prozent der ohne Mehrarbeit geschuldeten Jahresarbeitszeit umfasst oder länger als ein Jahr unverändert bestanden hat, ist es laut §7c SGB IV tabu.

In der Kurzarbeit müssen die Beschäftigten alle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes maßgeblichen Änderungen der Arbeitsagentur mitteilen – dies gehört ebenfalls zu den gesetzlichen Voraussetzungen. Das betrifft nicht nur Nebentätigkeiten, sondern auch einen geplanten Arbeitsplatzwechsel. Verletzen sie ihre Pflichten, riskieren Bezieherinnen und Bezieher von Kurzarbeitergeld eine Strafverfolgung. Beschäftigte sollten auch wissen, dass die Arbeitsagentur sie während der Kurzarbeit in andere Tätigkeiten vermitteln kann. Verweigern sie dies oder melden sich auf eine Vorladung nicht zurück, drohen Sperrzeiten von drei Wochen beim Kurzarbeitergeld.

So hilft eine Betriebsvereinbarung beim Thema Kurzarbeit

Ob und zu welchen Bedingungen ein Unternehmen tatsächlich Kurzarbeit anmelden kann, beeinflussen auch individuelle Arbeitsverträge, Tarifverträge und eine eventuell existierende Betriebsvereinbarung – etwa mit Blick auf frühere Überstunden und die Verwendung von Arbeitszeitkonten. Schon in guten Zeiten sollten Unternehmerinnen und Unternehmer deshalb das Thema Kurzarbeit mit der Anwaltskanzlei besprechen – und sachgerechte Vereinbarungen für Überstunden sowie deren betrieblich bedingtes Abfeiern festlegen. So entsteht nicht nur mehr Spielraum für schlechte Zeiten. Sondern es lassen sich auch die Voraussetzungen dafür schaffen, das Instrument Kurzarbeit bei Bedarf bestmöglich nutzen zu können.

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