Zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu sein – was sich bereits im Alltag für so manchen als Glücksfall entpuppt, ist für Unternehmen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Immerhin gilt es, die eigenen Produkte und Dienstleistungen an die passenden Kundinnen und Kunden zu verkaufen. Entscheidenden Anteil am Vertriebserfolg hat dabei die gelungene Vermarktung. Denn eine gut ausgerichtete Distributionspolitik sorgt dafür, sowohl die Zielgruppe zu erreichen als auch die Vertriebskanäle optimal zu gestalten. Welche Wege sich am besten eignen, müssen Unternehmerinnen und Unternehmer individuell auf die eigenen Anforderungen und Besonderheiten ausrichten.
Was ist Distributionspolitik?
Die Distributionspolitik ist ein Teil des Marketing-Mix. Dabei wird sie oft auch als Vertriebspolitik oder Place bezeichnet. Zusammen mit den drei weiteren InstrumentenProduct, Price und Promotion (Kommunikationspolitik) bildet sie die sogenannten „4 P“.
Unterteilen lässt sie sich in eine strategische und eine operative Ebene. Denn zum einen bestimmt sie die Struktur der Vertriebsnetzwerke, zum anderen gehört dazu die Kontrolle des Vertriebs- und Logistiksystems. Entsprechend sind bei der Distributionspolitik drei Bereiche zu berücksichtigen: der Absatzweg, die Vertriebsorgane und die Logistik.
Ziele der Vertriebspolitik
Oberstes Ziel der Distributionspolitik ist es, den Vertrieb optimal auf die Bedürfnisse der Kundinnen und Kunden abzustimmen. Dazu gehört, dass die Produkte und Dienstleistungen schnell und unkompliziert zur Verfügung stellen. Effiziente Prozesse tragen außerdem dazu bei, die Kosten für Transport und Personal niedrig zu halten und Ressourcen zu sparen. Ebenso wichtig für Unternehmerinnen und Unternehmer ist der eigene Einfluss im Rahmen der Distributionspolitik. Dies umfasst sowohl die Preisgestaltung zum Beispiel im Handel als auch die Platzierung gerade in Bezug auf die Angebote des Wettbewerbs.
Bei ihren Entscheidungen in Bezug auf die Ziele der Vertriebspolitik hängen Unternehmen allerdings von verschiedenen externen Faktoren ab. Neben produktbezogenen Aspekten zählen dazu auch rechtliche sowie wettbewerbs- und kundenspezifische. So können besondere Anforderungen des Produkts die Wahl des Transportmittels beeinflussen. Auch geografische Besonderheiten oder Markteintrittsbarrieren wirken sich auf die Erreichbarkeit der Distributionsziele aus. Das Gleiche gilt für rechtliche Einschränkungen, die zum Beispiel die Möglichkeiten zur Akquise betreffen.
Vertrieb und Marketing: die verschiedenen Absatzwege
Zur Organisation ihres Vertriebs stehen Unternehmerinnen und Unternehmern zahlreiche Wege zur Verfügung, die sich auch miteinander verbinden lassen. Zunächst einmal gilt es dabei zu unterscheiden zwischen internen Vertriebsorganen und externen Vertriebspartnern. Intern zählen dazu der Vertriebsaußendienst, der Vertriebsinnendienst, das Key-Account-Management oder auch ein Call-Center sowie der Kundendienst. Externe Vertriebspartner sind feste Vertragshändler, Franchisepartner, Handelsvertreter, der Groß- und Einzelhandel sowie Logistikpartner.
Unterschiedlich gestaltet sich bei den verschiedenen Vertriebskanälen auch das Verhältnis zu den Kundinnen und Kunden. Während beim Direktvertrieb keine weiteren Partner in Kontakt mit den Abnehmern stehen, erfolgt die Ansprache im indirekten Vertrieb zum Beispiel über Händler, Maklerinnen oder Handelsvertreter. Eine weitere Möglichkeit bietet außerdem die Vermarktung über Franchisenehmer, die als Lizenzpartner an die Endkundinnen und -kunden verkaufen.
Die wenigsten Unternehmerinnen und Unternehmer entscheiden sich jedoch für einen einzigen Absatzweg. Wer an möglichst vielen Orten präsent sein will, wählt den Universalvertrieb. Dabei werden zahlreiche Vertriebskanäle miteinander kombiniert. Anders handeln dagegen Unternehmen, deren Vertriebspartner bestimmte Anforderungen erfüllen müssen. Mögliche Grundlage für deren Auswahl im selektiven Vertrieb bilden zum Beispiel der Standort oder auch die eingesetzten Verkaufsmethoden. Besonders exklusiv gestaltet sich schließlich der Alleinvertrieb. Sollen Produkte oder Dienstleistungen nur in eingeschränkter Zahl zur Verfügung stehen, bietet dieser Distributionsweg oft die beste Methode. Dies gilt genauso beim Verkauf von sehr hochwertigen Waren.
Vor- und Nachteile der Absatzwege
Egal für welchen der Vertriebswege sich Unternehmerinnen und Unternehmer im Rahmen ihrer Distributionspolitik entscheiden – sie alle haben Vor- und Nachteile. Im Mittelpunkt stehen dabei vor allem Kundenkontakt und Informationsfluss sowie Kosten und Ertrag. So ist im direkten Vertrieb ein enger Kontakt zu Kundinnen und Kunden möglich, der für eine engere Bindung an das Unternehmen sorgt. Allerdings erfordert diese Art der Vermarktung meist einen höheren Personaleinsatz. Außerdem lässt sich auf diese Weise nur eine eher kleine Zielgruppe erreichen.
Anders gestaltet sich der Verkauf beim Einsatz von Vertriebspartnern. Durch den Einsatz zusätzlicher externer Kräfte lässt sich im Allgemeinen eine deutlich größere Reichweite erzielen. Auch der administrative Aufwand verteilt sich dadurch auf weitere Schultern. Als Nachteil kann sich bei dieser Form jedoch der eingeschränkte Kundenkontakt erweisen. Wichtige Rückmeldungen erreichen Unternehmerinnen oder Unternehmer dabei oft erst spät oder gar nicht. Hinzu kommt, dass sich im Portfolio von Vertriebspartnern in der Regel weitere Produkte und Dienstleistungen befinden. Welche davon beim Verkauf Priorität genießen, liegt dabei außerhalb des Einflussbereichs eines Anbieters.
Distributionslogistik: Lagerung und Transport gestalten
Neben der Vertriebspolitik bildet die Logistik das zweite Element der Distributionspolitik. Dabei geht es zum einen darum, eine Ware richtig und effizient zu lagern. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, ob das Unternehmen ein eigenes Lager benötigt. Ebenso wichtig sind Entscheidungen über den Standort und die notwendigen Kapazitäten. Zum anderen gilt es, Produkte und Dienstleistungen den Käuferinnen und Käufern tatsächlich zur Verfügung zu stellen. Wesentliche Punkte hierbei sind die Wahl des Transportmittels und des Transportwegs. Außerdem kommt es auf die Lieferzeit an.
Sind die strategischen Entscheidungen getroffen, müssen Unternehmerinnen und Unternehmer die Prozesse planen und steuern. Auch eine stetige Kontrolle ist wichtig. Dabei sollten sie auch die möglichen Zulieferer im Blick behalten. Denn Ereignisse in deren Geschäftsfeld können die eigenen Abläufe beeinträchtigen. Abhängig von der Unternehmensgröße sind außerdem die gesetzlichen Vorschriften aus dem Lieferkettengesetz zu beachten. Am besten lässt sich der Überblick mit Hilfe eines guten Lieferantenportals sicherstellen.
Beispiele für Distributionspolitik
Ensprechend der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen scheinen Entscheidungen in der Distributionspolitik oft selbstverständlich. Dennoch bleiben Unternehmerinnen und Unternehmern fast immer Wahlmöglichkeiten. Deutlich wird dies zum Beispiel im Vertrieb von Kosmetik. Während Luxusmarken ihre Produkte über exklusive Parfümerien verkaufen, haben sich Hersteller anderer Preissegmente meist für die Zusammenarbeit mit Drogeriemärkten oder Warenhäusern entschieden.
Ändern sich Bedürfnisse von Abnehmern oder Unternehmen, müssen Unternehmen ihre Distributionspolitik anpassen. Dies zeigt das Beispiel eines Staubsauger-Herstellers. Dieser setzte in der Vergangenheit ausschließlich auf den direkten Vertrieb. Da Kundinnen und Kunden jedoch immer schwerer an der Haustür zu erreichen waren, eröffneten Geschäfte in den Städten. Dort steht die gesamte Produktpalette des Hauses zur Verfügung.
Selbst der Bereich der Dienstleistungen eröffnet Anbieterinnen und Anbieter inzwischen Möglichkeiten bei der Distribution. Durch Video-Konferenzen ist der Besuch der Kunden vor Ort längst nicht mehr nötig. Davon profitieren zum Beispiel Coaches und Beraterinnen. Einige von ihnen gehen sogar darüber hinaus. Statt in der 1:1-Betreuung unterstützen sie auch in anderen Formaten. Solche Selbstlernkurse oder Webinar-Aufzeichnungen lassen sich zeit- und ortsunabhängig vertreiben. Als digitales Produkt steht das Wissen Käuferinnen und Käufer jederzeit online zur Verfügung.
Fazit: Distributionspolitik einfach erklärt
In der Distributionspolitik geht es darum, das passende Produkt und die passende Dienstleistung an die richtige Kundin oder den richtigen Kunden zu verkaufen. Dies geschieht optimalerweise zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort und zum besten Preis. Einen wesentlichen Erfolgsfaktor bilden dabei gut gewählte Vertriebskanäle. Im Anschluss an den Verkauf gilt es schließlich, eine weitere Frage zu beantworten: Wie kommen die Abnehmer an die gekaufte Ware oder Leistung? Mit ihren Entscheidungen zu Lager und Transport stellen Unternehmen dazu die Weichen.
https://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2024/01/find-your-way-location-marking-with-a-pin-on-a-map-with-routes-a.jpg9001600Andrea Döblerhttps://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2020/05/logo-rintsch-eekhoff.svgAndrea Döbler2024-01-15 11:30:362024-01-15 11:49:40Gute Distributionspolitik hilft Unternehmen bei der Vermarktung
Ein Datenverlust kann weitreichende negative Folgen nach sich ziehen und im schlimmsten Fall sogar existenzbedrohend sein. Mal abgesehen vom dem Imageschaden, der entstehen kann, wenn Personal- oder Buchhaltungsdaten verloren gehen. Ein regelmäßiges und funktionierendes Backup ist deshalb für jeden essentiell, der digital mit Daten und Dokumenten arbeitet.
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Wer heute beim Alles-Kaufhaus Amazon ein Produkt aus dem gigantischen Warensortiment bestellt, darf damit rechnen, dieses morgen er erhalten. Das ist eine Geschwindigkeit, die selbst in einer jahrelangen Kundenbeziehung noch einmal positiv überrascht. Auch wenn der Preis, den Amazon-Angestellte dafür bezahlen, womöglich hoch ist, bleiben daneben vor allem zwei Fragen spannend: Wie lassen sich solche Erfolge mittels Customer Relationship Management erzielen? Und was können auch kleine und mittlere Unternehmen davon lernen?
Was Customer Relationship Management ist – und was nicht
Customer Relationship Management oder CRM bedeutet nichts anderes als die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kundinnen und Kunden und die systematische Gestaltung der Beziehungsprozesse. Dabei ist Customer Relationship Management laut Definition „ein strategischer Ansatz, der zur vollständigen Planung, Steuerung und Durchführung aller interaktiven Prozesse mit den Kunden genutzt wird.“ Das Ziel bestehe darin, eine optimale Kundenorientierung zu erreichen.
Wichtig ist, festzuhalten, dass CRM kein isoliertes Instrument darstellt. Es müsse vielmehr „als Philosophie in die Unternehmensprozesse einfließen, um eine konsequente Kundenorientierung zu erreichen“. Damit ist auch erklärt, dass CRM keine Software ist, wenngleich es selbstverständlich Programme gibt, die die Umsetzung dessen erleichtern.
Customer Relationship Management: Bedeutung
Die Wissenschaft unterteilt Customer Relationship Management inzwischen noch in Unterkategorien. Etwa „Electronic CRM“, „Social CRM“, „Customer Experience Management“ und „Programmatic CRM“. Die Charakteristika und Ziele des Customer Relationship Managements sind indes in all diesen Bereichen diesselben: Die Kundenbeziehungen sollen so auf- und ausgebaut werden, dass diese möglichst ganzheitlich bedient werden können.
Damit das überhaupt funktionieren kann, müssen sie auf Langfristigkeit ausgelegt sein. Das gelingt im Onlinehandel einfacher als etwa im stationären Handel oder im Handwerk, da Kundinnen und Kunden online ihre Daten hinterlassen und in der Regel ein Konto anlegen. Auch im B2B-Geschäft ist die Beziehung in der Regel von Natur aus auf Dauer ausgelegt.
Ein einfaches Beispiel dafür, wie sich diese Daten nutzen lassen, ist etwa ein „Geburtstagsangebot“, das Kundinnen und Kunden pünktlich zum Ehrentag automatisiert per E-Mail erhalten. Üblich sind schlichte Rabatte, möglich sind aber auch besondere Service-Angebote. Etwa eine kostenlose Autowäsche in der Kfz-Werkstatt, eine Gratis-Express-Lieferung oder ein Gutschein für einen Café-Besuch.
Im Detail schlägt sich dies in einem systematisierten und professionalisierten Kundenbeziehungsmanagement nieder. Bei der Verwaltung und Steuerung helfen besagte digitale Werkzeuge, eigene Customer-Relationship-Management-Systeme. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass diese mit der gesamten Unternehmens-IT über Schnittstellen verknüpft sind, und die Systeme integriert arbeiten. So können etwa Vertriebsmitarbeitende über das CRM ihre Leads und Deals verwalten und letztere zum Beispiel unmittelbar an die Warenwirtschaft übertragen. Bei aller Technik kommt es jedoch ganz wesentlich darauf an, die Strategie in den Mittelpunkt zu stellen, die den technischen Hilfsmitteln übergeordnet und vorgelagert ist.
Kundenorientierung stärken
Im Zentrum steht stets die langfristige Kundenbeziehung. Denn tatsächlich erhöht ein professionelles Kundenbeziehungsmanagement nicht nur den Umsatz pro Kunde – Stichwort Cross-Selling – und führt damit zu Wachstum. So lässt sich etwa jemandem, der gerade ein Produkt gekauft hat, per E-Mail automatisiert nützliches Zubehör vorschlagen. Kundinnen und Kunden, die schon länger nichts mehr gekauft haben, lassen sich automatisiert per E-Mail durch Sonderrabatte oder Gutscheine ansprechen und so vielleicht reaktivieren. CRM senkt auf diese Weise schlichtweg die Kosten für die permanente Neukundenakquise, und zwar in doppelter Weise: Zum einen führen Bestandskundinnen und -kunden dazu, dass insgesamt weniger Neukundengeschäft erforderlich ist. Zum anderen fungieren sie aber auch als Referenz und generieren ihrerseits durch Empfehlung zusätzliches Geschäft.
In letzter Konsequenz bedeutet eine vollständige Ausrichtung eines Unternehmens an den Bedürfnissen seiner Kundschaft, das Produkt- oder Dienstleistungsportfolio an deren Bedarf anzupassen und entsprechend weiterzuentwickeln. So wurde aus der Online-Buchhandlung „Amazon“ längst ein Alles-Kaufhaus inklusive Unterhaltungsabteilung und Service-Paket, das den Aufwand für Auswahl, Bestellung und Rückgabe stetig weiter reduziert.
Umgekehrt gilt aber auch, dass CRM nicht nur für den unmittelbaren Vertriebsbereich, sondern auch für den Kundenservice ein wichtiges Hilfsmittel darstellt: Sind etwa bei einem Kunden in der Vergangenheit bei einer bestimmten Produktgruppe viele Fragen oder Reklamationen aufgetaucht, so lässt sich dem vielleicht mit einem Alternativangebot abhelfen. Das vereinfacht nicht nur den Prozess, sondern erzeugt zugleich ein Gefühl der Beachtung und Wertschätzung.
Beispiele zur Umsetzung im Unternehmen
Stärker als bei Amazon lässt sich im Sinne des Customer Relationship Management eine Kundenbeziehung kaum ausbauen und ihr Potenzial ausschöpfen. Amazon verfeinert weitgehend hinter den Kulissen seine Algorithmen und Servicekonzepte. Im Gegensatz dazu gibt das Rabattkartensystem „Payback“ ein sichtbares Beispiel dafür ab, wie wertvoll Kundenbeziehungen sind. Aus Sicht der Kundinnen und Kunden ist das System der im Jahr 2000 mit Hilfe des Metro-Konzerns und der Lufthansa gegründeten Payback GmbH einfach. Wer einkauft, erhält einen Bonus in Form von Punkten. Sobald eine bestimmte Anzahl dieser Punkte erreicht ist, gibt es Prämien, Warengutscheine oder Bargeld.
Die Partnerunternehmen lassen sich dies einiges kosten. Schließlich benötigen sie die Technik zur Erfassung und Übertragung der Daten. Ob diese Ausgaben den Mehrumsatz durch die Punktesammler aufwiegen, ist nicht in allen Fällen klar. So will etwa der Handelskonzern Rewe aus dem Payback-System aussteigen und ein eigenes Rabattsystem etablieren. Für die Payback GmbH hat sich das Geschäft mit dem Kundenbeziehungsmanagement auf jeden Fall gerechnet. Das Unternehmen gehört zur Loyalty Partner Gruppe, die American Express 2011 für rund 500 Millionen Euro übernahm.
Emotionalisierung im CRM hilft bei Kundenbindung
Bei Payback fungiert ausschließlich der Rabatt als Zugpferd für die Bindung der Kundinnen und Kunden. Einen anderen Ansatz verfolgen Slogans wie der von McDonalds („Ich liebe es“). Sie zeigen gleichzeitig einen im Hinblick auf das Kundenbeziehungsmanagement weiteren zentralen Aspekt auf, nämlich die Emotionalisierung. Unternehmen sind heute im Marketing generell bestrebt, ihre Kunden emotional anzusprechen.
Dies gilt auch für das Customer Relationship Management im Ganzen. Die Emotionalisierung lässt sich bei Markenartikelherstellern oder Fastfood-Ketten vergleichsweise einfach über das Produkt bewerkstelligen. ln der klassischen B2B-Kundenbeziehung eines Industrieunternehmens weitaus schwieriger möglich. Denn wer spricht schon von Liebe zu Spritzguss-Teilen oder Verpackungsmaschinen?
Diese Unternehmen schaffen daher Emotionalisierung quasi ausschließlich über das Customer Relationship Management, über persönliche Beziehungen und überraschenden Service. Denn allein die Zufriedenheit mit einem Produkt reicht im Sinne der Definition des Customer Relationship Managements gerade nicht aus, um tatsächlich eine dauerhafte Beziehung zu etablieren.
Wer ausschließlich mit der Leistung zufrieden ist, der wechselt den Anbieter dann, wenn etwa der Preis steigt oder er schlichtweg andernorts ein günstigeres Angebot findet. Eine Möglichkeit, Kundinnen und Kunden unabhängig vom Produkt emotional ans Unternehmen zu binden, sind besondere Events. Einladungen zu exklusiven Veranstaltungen zum Beispiel mit interessanten Referenten oder an tolle Orte sorgen für ein Gefühl der Wertschätzung. Der Phantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt. Inzwischen gibt es eine eigene Incentive-Industrie, die vom Sommerfest über die Driving Experience bis zum Wochenendtrip alles im Angebot hat.
https://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2024/01/saleswoman-helping-customer-with-purchase.jpg9001600Andrea Döblerhttps://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2020/05/logo-rintsch-eekhoff.svgAndrea Döbler2024-01-10 09:22:262024-01-10 09:47:49Bedeutung von Customer Relationship Management für Unternehmen
Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge, kurz SFN-Zuschläge, sind ein wichtiger Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland. Für Lohnsachbearbeiter und -bearbeiterinnen ist es also entscheidend, die Regeln und Vorschriften für diese Zuschläge zu verstehen und korrekt anwenden zu können.
Arten von SFN-Zuschlägen
Der Zuschlag für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit ist bis zu gewissen Höchstgrenzen steuer- und sozialabgabenfrei. Im Folgende sind die verschiedenen Arten von SFN-Zuschlägen inklusive ihres Zeitrahmens, Höchstgrenzen und Kombinationsmöglichkeiten gelistet:
Sonn- und Feiertagsarbeit:
Zeitrahmen: Sonntagsarbeit umfasst den gesamten Sonntag, von 0:00 bis 24:00 Uhr, einschließlich der Zeit bis 4:00 Uhr am darauffolgenden Montag, wenn die Arbeit vor Mitternacht beginnt.
Höchstsatz: Der maximale steuerfreie Zuschlagsatz für Sonntagsarbeit beträgt 50%. Dieser Satz erhöht sich jedoch, wenn der Sonntag auf einen gesetzlichen Feiertag fällt.
Feiertagsarbeit:
Zeitrahmen: Die steuerfreien Zuschläge gelten an gesetzlichen Feiertagen und in bestimmten Sonderfällen, wie am 31. Dezember ab 14:00 Uhr. Für den 24. Dezember, 25. und 26. Dezember sowie den 1. Mai gelten spezielle Regelungen mit höheren Zuschlagssätzen.
Kombination mit Nachtarbeit: Ähnlich wie bei Sonntagsarbeit gelten für die Zeit bis 4:00 Uhr am darauffolgenden Tag auch die Feiertagszuschläge, wenn die Arbeit vor Mitternacht begonnen hat.
Nachtarbeit:
Zeitrahmen: Nachtarbeit bezieht sich auf die Zeit von 20:00 bis 6:00 Uhr. Wenn die Arbeit vor Mitternacht beginnt, erhöht sich der steuerfreie Zuschlagssatz auf 40% für die Zeit von 0:00 bis 4:00 Uhr.
Kombination mit Sonn- oder Feiertagsarbeit: Wenn Nachtarbeit mit Sonn- oder Feiertagsarbeit kombiniert wird, können die Zuschlagssätze addiert werden.
Auf einen Blick: SFN-Zuschläge
Art der Arbeit
Zeitraum
Steuerfreier Zuschlagsatz
Sonntagsarbeit
0:00 bis 24:00 Uhr am Sonntag
50 %
0:00 bis 4:00 Uhr (am folgenden Montag, wenn die Arbeit vor Mitternacht beginnt)
50 %
Feiertagsarbeit
Am 31. Dezember ab 14:00 Uhr. Ansonsten ganztags an gesetzlichen Feiertagen.
125 %
Am 24. Dezember ab 14:00 Uhr, ganztags am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai.
150 %
Nachtarbeit
20:00 bis 6:00 Uhr
25 %
0:00 bis 4:00 Uhr (wenn die Arbeit vor Mitternacht beginnt)
40 %
Damit Unternehmerinnen und Unternehmer die Zuschlagsarten korrekt identifizieren und anwenden, müssen sie die Arbeitszeiten und Verträge genau überprüfen.
Steuerliche Aspekte der SFN-Zuschläge
Die steuerlichen Auswirkungen der SFN-Zuschläge sind komplex und hängen stark vom Grundstundenlohn der Arbeitnehmer ab. Die zentralen steuerlichen Aspekte sind wie folgt:
Grundstundenlohn bis 25,00 Euro: SFN-Zuschläge sind steuerfrei und sozialversicherungsfrei.
Grundstundenlohn von 25,01 bis 50,00 Euro: SFN-Zuschläge sind steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig.
Grundstundenlohn ab 50,01 Euro: SFN-Zuschläge sind steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Achten Sie darauf, den Grundlohn und die Zuschläge genau zu berechnen, damit die richtigen steuerlichen Beträge ermittelt werden. Hierbei kann die Steuerberaterin oder der Steuerberater unterstützen.
Komplexe Berechnungen und Prüfungen der SFN-Zuschläge
Auch die Berechnung der SFN-Zuschläge erfordert eine sorgfältigen Überprüfung und Dokumentation. Hier sind einige Schlüsselüberlegungen, die Unternehmen dabei beachten sollten:
Berechnung der Zuschläge: Sie müssen sicherstellen, dass die Berechnung der Zuschläge korrekt und gemäß den gesetzlichen Vorschriften erfolgt. Dies erfordert die Berücksichtigung des Grundlohns, der Arbeitszeit und der geltenden Zuschlagssätze.
Dokumentation: Unternehmen sollten den Überblick behalten über die berechneten Zuschläge, um mögliche Prüfungen durch die Finanzbehörden zu erleichtern. Auch eine sorgfältige Dokumentation ist wichtig.
Sozialversicherungspflicht: Die sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen müssen bei der Berechnung und Meldung der SFN-Zuschläge eingehalten werden. Ein Fehler in diesem Bereich kann zu zusätzlichen Kosten führen.
Zusammengesetzte Zuschläge: Wenn ein Arbeitnehmer an Sonntagen oder Feiertagen bis 4:00 Uhr morgens arbeitet, können die Zuschlagsätze für Nachtarbeit zusätzlich zu den Sonntags- oder Feiertagszuschlägen steuerfrei gezahlt werden. Diese Kombinationen sollte genau geprüft werden.
Die Regelungen für gesetzliche Feiertage variieren je nach Bundesland. Durch die Sonn- und Feiertagsgesetze der Länder sind jedoch neun Feiertage bundeseinheitlich gesetzlich geschützt:
Neujahr
Karfreitag
Ostermontag
1. Mai
Christi Himmelfahrt
Pfingstmontag
Tag der Deutschen Einheit
erster Weihnachtsfeiertag
Darüber hinaus gelten der Ostersonntag und der Pfingstsonntag steuerlich als gesetzliche Feiertage, unabhängig von ihrer behördlichen Einstufung.
Wichtig: Der Ort der Arbeitsstätte bestimmt, ob ein bestimmter Tag als gesetzlicher Feiertag gilt, unabhängig vom Sitz des Arbeitgebers.
SFN-Zuschläge mit Software ermitteln
Automatisierte Grundlohnermittlung
In der Praxis verwenden viele Unternehmen Softwarelösungen, um die Berechnung der SFN-Zuschläge zu automatisieren. Dabei sind folgende Angaben erforderlich:
Stundenlohn des Arbeitnehmers
Wöchentliche Arbeitszeit
Einstellungen zur Bildung des Basislohns
Fehlende Einstellungen zur Bildung des Basislohns können dazu führen, dass die verwendeten Lohnarten für SFN-Zuschläge voll steuer- und sozialversicherungspflichtig abgerechnet werden.
Übergreifende Einstellungen und Standard-Lohnarten
Wer mit einer DATEV Payroll-Software arbeitet, kann von den DATEV-Standardlohnarten für SFN-Zuschläge profitieren. Diese sind in Deutschland weit verbreitet und bieten eine gute Grundlage für die Lohnabrechnung. Diese Standard-Lohnarten sind voreingestellt und können je nach Bedarf angepasst werden. Einige der gängigen Standard-Lohnarten für SFN-Zuschläge umfassen (Bezeichnung im Programm):
Nachtzuschlag, 25% frei
Nachtzuschlag, 40% frei
Sonntagszuschlag, 50% frei
Feiertagszuschlag, 125% frei
Mehr dazu finden Sie im DATEV Hilfe-Center in den Dokumenten:
Fazit
Die Abrechnung von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen erfordert ein tiefes Verständnis der komplexen gesetzlichen Bestimmungen und steuerlichen Regelungen. Lohnsachbearbeiter und -bearbeiterinnen sollten genau prüfen, welcher Zuschlag für welchen Mitarbeitenden anfällt und wie er berechnet wird. Automatisierte Abrechnungssysteme können wertvolle Unterstützung bieten, sollten jedoch nicht dazu führen, auf eine zusätzliche Prüfung und Überwachung der Berechnungen zu verzichten.
Die genaue Einhaltung der Vorschriften ist von großer Bedeutung, um mögliche steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Unternehmen sollten auch stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und Bestimmungen bleiben, da sich diese von Jahr zu Jahr ändern können. Die rechtzeitige Schulung und Weiterbildung ist daher unerlässlich, um die Qualität der Lohnabrechnung sicherzustellen und mögliche Fehler zu vermeiden.
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Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge, 2. Auflage (E-Book)
Rund jeder siebte Arbeitnehmer in Deutschland arbeitet häufig auch am Sonntag. Der Anteil der Wochenendbeschäftigten steigt weiterhin. Das gilt ebenso für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an Feiertagen oder nachts ihrer Beschäftigung nachgehen. In diesem KompaktwissenLohn und Personal für Unternehmen finden Sie alles rund um die Abgrenzung von Mehrarbeit und Überstunden, die Berechnung des Mindestlohns und steuerfreie Zuschläge.
https://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2024/01/portrait-of-a-financial-analyst-working-on-computer-with-multi-m.jpg9001600Andrea Döblerhttps://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2020/05/logo-rintsch-eekhoff.svgAndrea Döbler2024-01-09 14:47:292024-01-09 14:59:05SFN-Zuschläge: Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit – das ist zu beachten
Ein Datenverlust kann weitreichende negative Folgen nach sich ziehen und im schlimmsten Fall sogar existenzbedrohend sein. Mal abgesehen vom dem Imageschaden, der entstehen kann, wenn Personal- oder Buchhaltungsdaten verloren gehen. Ein regelmäßiges und funktionierendes Backup ist deshalb für jeden essentiell, der digital mit Daten und Dokumenten arbeitet.
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Dateibasiert sichern
In der DATEV-SmartIT können Sie einzelne Dateien aus den vergangenen drei Tagen wiederherstellen lassen. Beispielsweise, wenn versehentlich wichtige Dokumente gelöscht oder überschrieben wurden. Die Wiederherstellung der Dateien übernimmt DATEV für Sie.
Mehr Sicherheit mit der 30-Tage-Sicherung
Optional kann der Sicherungszeitraum auf 30 Tage (für alle Wochentage) erweitert werden. Dabei werden sämtliche Daten gesichert, die in der SmartIT gespeichert sind – unabhängig von der Größe des Datenbestands. Auch hier lassen sich einzelne Dateien, Dokumente oder das gesamte System wiederherstellen.
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– Meetings können zeitraubend sein, wenn sie schlecht strukturiert sind. Damit alle Beschäftigten motiviert bleiben, sollten Besprechungen sinnvoll geplant und moderiert werden. – Dazu gehört neben der inhaltlichen Ausrichtung auch die Einladung, der Einsatz technischer Hilfsmittel und die Dokumentation der Ergebnisse. – Wichtig ist, auf die unterschiedlichen Anforderungen der jeweiligen Veranstaltung zu achten – ein Kick-off-Meeting etwa läuft anders ab als ein Brainstorming-Meeting.
Sie sind für viele Unternehmen ein kostentechnischer Alptraum und gelten als Motivationskiller für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: lange Gesprächsrunden im Betrieb, die sich zu unstrukturierten Grundsatzdiskussionen entwickeln und ergebnislos enden. Oft folgt dann noch die Ansetzung eines Folgetermins. Vor allem Bürobeschäftigte kennen diese Situation. Viele empfinden Meetings als Hauptzeitfresser im Job.16,5 Stunden verbrachten sie 2018 laut einer Studie monatlich in Besprechungen. Führungskräfte sind durchschnittlich zwei Tage pro Woche in Sitzungen mit mehr als drei Personen. Für Unternehmen ist es daher wichtig, dass alle Verantwortlichen ihre Meetings gut planen und vorbereiten. So lässt es sich vermeiden, wertvolle Arbeitszeit zu verschwenden und Beschäftigte zu demotivieren.
Jedes Meeting speziell mit Blick auf Inhalt und Zweck organisieren
Um Meetings richtig planen und vorbereiten zu können, müssen die Verantwortlichen insbesondere den Sinn und Zweck der Veranstaltung sowie die Teilnehmerzahl im Blick haben – nur so lässt sich ein Meeting effizient gestalten. Zu den wichtigsten Arten von Meetings gehören
Onboarding-Meetings. Sie helfen im Unternehmen neu Beschäftigten, sich in der Organisation zurechtzufinden sowie Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen. Wer die Prozesse versteht und die anderen Personen schätzt, integriert sich leichter. Im weiteren Sinne zählt die Einführung von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern in ein neues (Projekt-)Team ebenfalls als Onboarding-Meeting. Auch hier muss man sich erst beschnuppern, um die Aufgaben gemeinsam besser erfüllen zu können.
Kick-off- und Feedback-Meetings. Ein Kick-off-Meeting planen die Verantwortlichen, um ein Projekt offiziell zu starten. Das Kennenlernen der Schlüsselpersonen aller Abteilungen dient dem Besprechen der Aufgaben, dem Vorbereiten der Kommunikation sowie der Motivation. Idealerweise wird nach Projektende per Feedback-Meeting analysiert, was gut oder weniger gut gelaufen ist. Neben dem Feedback für das Team gibt es auch Feedback für den individuellen Eindruck, den einzelne Beteiligte hinterlassen haben. So können die Projektteams als Einheiten sowie die jeweiligen Beschäftigten aus ihren Erfahrungen lernen und sich für die Zukunft verbessern.
Status-Update-Meetings. Diese Veranstaltungen liefern Informationen über den aktuellen Stand der Dinge. Sie finden mindestens einmal monatlich statt, oft wöchentlich, um einen transparenten Überblick beispielsweise zu einem Projekt zu geben und Probleme offenzulegen. Außerhalb des Projektmanagements helfen monatliche Teambesprechungen, die Beschäftigten auf dem Laufenden zu halten. Ergänzend dazu ermöglichen tägliche Stand-up-Meetings einen schnellen Informationsaustausch.
Meetings zur Problemlösung und Entscheidungsfindung. Tauchen Schwierigkeiten auf oder stehen wichtige Weichenstellungen an, ist für Diskussionen und gute Vorbereitung mehr Zeit gefragt. Deshalb gibt es bei Bedarf als Ergänzung zu den Status-Update-Meetings diese speziellen Termine für große Themen innerhalb des Projekts. Hier können ausgewählte Personen auf Basis spezifischer, gezielt gesammelter Informationen die Herausforderungen besprechen und die besten Antworten finden.
Vorbereitung muss zur Charakteristik des Meetings passen
Außerdem sind in jedem Unternehmen auch Meetings zu planen, die über Einzelprojekte oder die Organisation eines Teams hinausgehen. Dies gilt mit Blick auf die Entwicklung neuer Angebote sowie die künftige strategische Ausrichtung des Unternehmens wie auch mit Blick auf die gesamte Belegschaft – oder zumindest große Teile. Jedes Meeting dieser Art ist im Hinblick auf seine Besonderheiten mit Bedacht zu organisieren und effizient zu gestalten. Das gilt – wie bei jedem Meeting – von der Einladung zur Veranstaltung bis zur Etikette, damit niemand negativ auffällt. Wer die Vorbereitung für so ein Meeting übernimmt, sollte Unterstützung erhalten, falls dafür die eigene Erfahrung noch nicht ausreicht. Spezifika haben beispielsweise
Brainstorming-Meetings. Bei diesen Veranstaltungen versuchen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, innovative Ideen zu entwickeln. Weil Kreativität gefragt ist, sollte sie auch mithilfe besonderer Techniken stimuliert werden. Es ist wichtig, Ideen zuzulassen, ohne sie sofort abschließend zu beurteilen. Außerdem sollten zum Brainstorming Menschen zusammenkommen, die Ideen aus verschiedenen Perspektiven betrachten.
Strategische Management-Meetings. Hier ist ein strukturiertes Vorgehen sehr wichtig. In einem festen Rhythmus treffen sich die Führungskräfte, um die langfristigen Ziele, die Ausrichtung des Unternehmens sowie die Leistung der Organisation zu diskutieren und Entscheidungen zu fällen.
Townhall-Meetings. Diese moderne Art der Belegschaftsversammlung gibt allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer Abteilung, einer Tochterfirma oder sogar eines ganzen Unternehmens die Möglichkeit, sich über wichtige Themen zu informieren und persönlich einzubringen. Sie kann als Präsenz-, Online- oder Hybrid-Veranstaltung stattfinden. Die Geschäftsführung oder eine Person der entsprechenden Leitungsebene bezieht Stellung zu wichtigen Themen. Die Beschäftigten können Fragen an ihre Vorgesetzten richten, auf die sie sofort Antworten bekommen.
Meetings planen und vorbereiten – diese Punkte sind generell wichtig
Wer Meetings planen und vorbereiten muss, sollte natürlich die speziellen Umstände der jeweiligen Veranstaltung beachten – geht es etwa um ein Kick-off-Meeting, ein Status-Meeting oder ein Feedback-Meeting? Es gibt aber einige allgemeingültige Tipps, wie man so gut wie jedes Meeting organisieren kann.
Agenda. Mit der Einladung zum Meeting sollte feststehen, worum es konkret geht und was das Ziel der Tagesordnungspunkte ist. Dazu empfiehlt sich eine Klassifizierung der Themen nach dem „I-E-D-Prinzip“. Wo geht es um eine Information eine Entscheidung, oder eine Debatte? So können sich alle gezielt vorbereiten, was auch die Zeitplanung erleichtert.
Anwesende. Ein effizientes Meeting resultiert auch aus der Einladung der richtigen Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Sind die erforderlichen Aufgabenbereiche abgebildet, wer moderiert? Prinzipiell gilt die Regel, eine Runde möglichst klein zu halten. Meetings mit über zehn Personen sollten die Ausnahme sein – außer natürlich bei Großveranstaltungen wie einem Townhall-Meeting.
Technik. Dass erforderliche technische Hilfsmittel funktionieren, sollte logisch sein – und vor jedem Meeting geprüft werden. Das gilt auch im Hinblick auf Beschäftigte im Homeoffice oder mobile Office.
Dauer. Um ein Meeting effizient zu gestalten, ist ein fester Zeitrahmen sinnvoll. Dies zwingt zur Konzentration auf das Wesentliche, das Risiko für endlose Diskussionen sinkt. Voraussetzung dafür ist eine knappe, klare Agenda sowie eine gute Moderation. Dann lässt sich selbst in 30 Minuten viel erreichen.
Pünktlichkeit. Statt auf verspätete Personen zu warten, sollte das Meeting plangemäß starten, um nicht alle anderen aufzuhalten und ihre Zeitpläne zu durchkreuzen. So lässt sich auch ein straffer Zeitplan einhalten.
Meeting organisieren
Eine zielgerichtete Moderation sowie eine durchdachte Nachbereitung sind ebenfalls wichtig, um ein Meeting effizient zu gestalten – auch dies lässt sich planen und vorbereiten
Konzentration. Sind Präsentationen erforderlich, sollten sie möglichst knapp und knackig sein. Langatmige Vorträge mit zahlreichen Folien auf der Leinwand kosten viel Zeit und ermüden die anderen Personen meistens sehr schnell. Wer dadurch gelangweilt oder sogar verärgert ist, kann sich oft nicht mehr auf die eigentlich viel wichtigere Diskussion konzentrieren. Auf die Checkliste zur Vorbereitung für ein Meeting gehört deshalb, dass wichtige Informationen vor dem Treffen geteilt werden, damit sich alle einlesen können. Ist eine Präsentation unumgänglich, sollte sie idealerweise vorher oder andernfalls zumindest als Tischvorlage verfügbar sein.
Diskussion. Die besten Lösungen lassen sich nur durch einen offenen Meinungstausch finden. Wer Meetings planen muss, sollte also auch dafür sorgen, dass bei Bedarf eine Debatte entsteht. Das gilt nicht nur für die Auswahl der teilnehmenden Personen, sondern in der Veranstaltung auch für die Motivation der Beteiligten zur Stellungnahme. Um das Schweigen zu durchbrechen, empfehlen sich gezielte Fragen an Einzelne, aus denen sich oft eine gute Diskussion ergibt.
Ergebnissicherung. Jedes gute Meeting endet mit einem Protokoll, das die wesentlichen Aspekte der Diskussion sowie die konkret vereinbarten Handlungen festhält. Wer macht was bis wann?
Feedback. Nicht immer gelingt es, ein Meeting so zu gestalten, wie es eigentlich gedacht war. Dafür kann es diverse Gründe geben. Um Meetings künftig besser planen und vorbereiten zu können, sollten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer deshalb anschließend bewerten, was bei der abgelaufenen Veranstaltung gut oder weniger gut gewesen ist – gerade nach Meetings, die ergebnislos geblieben sind.
Etikette. Der Ton macht die Musik. Damit sich alle im Meeting wohlfühlen, müssen sie respektvoll miteinander umgehen. Daher ist es wichtig, Spielregeln für eine gute Diskussionskultur festzulegen und einzuhalten.
https://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2023/12/Datev-Trialog-Grafik-Bessere-Besprechungen-Meetings-1024x685-1.png6851024Andrea Döblerhttps://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2020/05/logo-rintsch-eekhoff.svgAndrea Döbler2023-12-21 10:50:322023-12-21 10:50:55Meetings gut planen und vorbereiten ist generell unverzichtbar
Weihnachten steht kurz bevor – wem käme da nicht ein finanzieller Zuschlag gelegen? Viele Beschäftigte erhalten Ende November zwar Weihnachtsgeld, wenn der Tarif- oder Arbeitsvertrag dies vorsieht. Doch andere gehen leer aus – und überhaupt dürften sich über eine weitere Zahlung zum Jahresende alle freuen. Manche findigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen sich deshalb Urlaubstage aus dem Resturlaub auszahlen lassen, wofür es sogar Rechner im Internet gibt. Darauf sollten sich Unternehmen aber nur ausnahmsweise einlassen. Urlaub ist zur Erholung gedacht, keine finanzielle Manövriermasse. §7 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) besagt: „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.“ Ansonsten sind Unternehmen gefordert, das Möglichste zu versuchen, damit Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden kann. Urlaub auszahlen lassen geht also eigentlich nur bei Kündigung und eventuell Krankheit – dafür sollte die Steuerberatungskanzlei ein Muster erstellen, in dem auch die Berechnung und die Frage der Steuer aufgeführt ist.
Kann man sich Urlaubstage generell auszahlen lassen?
Grundsätzlich gilt, dass Unternehmen den Beschäftigten die Chance geben müssen, den vertraglich vereinbarten Urlaub nehmen zu können. Das Bundesurlaubsgesetz macht zudem klare Vorgaben zur Mindestzahl an Urlaubstagen, die mit den Tarif- oder Arbeitsvertrag höchstens übertroffen werden dürfen. Außerdem sind Firmenchefs und -chefinnen durch Urteile gefordert, ihre Einsatzplanung so zu gestalten, dass sich der Urlaub rechtzeitig nehmen lässt. Die Faustformel: Er ist möglichst im jeweiligen Kalenderjahr anzutreten, spätestens im ersten Quartal des Folgejahres, falls betriebliche Gründe dazu zwingen. Die Beschäftigten sind dafür quasi zur Erholung verpflichtet, um ihre Arbeitskraft – auch im Sinne des Unternehmens – zu erhalten beziehungsweise wiederherzustellen. Prinzipiell besteht für Beschäftigte kein Wahlrecht zwischen Urlaub machen und Urlaub auszahlen lassen. Sie sollen ihre freien Tage zur Erholung nehmen, so gut dies möglich ist. Dafür wiederum sollen die Unternehmen sorgen, die den Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern ihre Urlaubstage nicht quasi abkaufen können.
Urlaubstage auszahlen – stets ein Risiko für Arbeitgeber
Urlaub auszahlen geht also eigentlich nur bei Kündigung und manchmal Krankheit von Beschäftigen – oder eventuell im Todesfall als Leistung an Hinterbliebene. Dass es trotzdem zum Auszahlen von Urlaub kommen kann, weil jemand im Betrieb unverzichtbar ist, mag passieren. Es sollte aber die Ausnahme bleiben und insbesondere ein Jahr für Jahr immer weiteres Anwachsen offener Urlaubsansprüche verhindert werden. Allein schon darum, weil für die damit potenziell verbundenen künftigen finanziellen Belastungen auch Rückstellungen zu bilden sind. Und sollte die Firma tatsächlich einmal Urlaubstage wegen Resturlaub auszahlen müssen, ist es dann sinnvoll, den exakten Anspruch mit einer Berechnung der Steuerberatungskanzlei zu ermitteln statt per Rechner im Internet – zumal ja auch die Steuer für das zusätzliche Entgelt korrekt festzustellen ist.
Achtung: Die Einigung zum Auszahlen von Urlaub erfolgt auf Risiko des Arbeitgebers und funktioniert nur, wenn beide Seiten die Abmachung einhalten. Rein rechtlich ist mit der Auszahlung der Urlaubsanspruch nicht erfüllt. Beschäftigte könnten die Urlaubstage später erneut einfordern und hätten durchaus Chancen, damit vor Gericht durchzukommen.
Lässt sich Urlaub bei Kündigung und Krankheit auszahlen?
In den weitaus meisten Fällen lassen Beschäftigte sich Urlaub bei einer Kündigung auszahlen, oft in Verbindung mit einer anhaltenden Krankheit. Wer nach langer Fehlzeit beispielsweise wegen einer krankheitsbedingten Kündigung ausscheidet, hat zwar keinen Anspruch auf Urlaubstage, die viele Jahre zurückliegen. Aber es kann doch mehr als ein Jahresurlaub zusammenkommen. Endgültig verfällt ein Anspruch auf Urlaub im Krankheitsfall nämlich erst 15 Monate nach dem Jahr, in dem er entstanden ist. Nicht genommene Urlaubstage aus 2022 etwa bei anhaltender Krankschreibung ohne die Möglichkeit, den Urlaub zu nehmen, Ende März 2024. Wer am 31. März 2024 den Betrieb verlässt, könnte sich also den Resturlaub von 2023 und den anteiligen Urlaub von 2024 auszahlen lassen. Auch während der Krankschreibung sollten Unternehmerinnen und Unternehmer die betroffenen Beschäftigten nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) präventiv ausdrücklich auf den drohenden Verfall des Urlaubs aufmerksam machen – ohne diesen Hinweis auch im Krankheitsfall bleibt der Anspruch bestehen.
Urlaub bei Kündigung nur mit klarer Regelung auszahlen
In der Regel dürften Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter sich nicht genommene Urlaubstage meistens auszahlen und so ihren Resturlaub abgelten lassen, wenn sie kurzfristig das Unternehmen verlassen. Unabhängig davon, ob es um eine Entlassung geht oder eine Kündigung durch die Beschäftigten, ist das Auszahlen von Urlaub in diesem Zusammenhang prinzipiell rechtlich klar geregelt: Wer keinen Urlaub nehmen konnte, erhält für diesen offenen Anspruch einen finanziellen Ausgleich. Gerade bei Aufhebungsverträgen ist es jedoch sehr wichtig, die Leistungen ausdrücklich festzuschreiben. Eine mögliche Freistellung sollte mit dem Resturlaub verrechnet werden. Oder eine Abfindungszahlung immer so formuliert sein, dass eindeutig daraus hervorgeht, dass mit der Abfindung auch sämtliche Urlaubsansprüche abgegolten sind. Bei schlampigen Vereinbarungen könnte sonst jemand zunächst die Abfindung kassieren und später noch eine Vergütung für nicht genommene Urlaubstage verlangen. Hier empfiehlt es sich deshalb, niemals ohne Rücksprache mit der Rechtsanwaltskanzlei eine entsprechende Vereinbarung aufzusetzen.
Wie funktioniert die Berechnung beim Auszahlen von Urlaub?
Kommt es dazu, dass ein Unternehmen den restlichen Urlaub auszahlen muss, etwa wegen Kündigung und Krankheit, zählen die Feinheiten der Berechnung. Wer sich Urlaub auszahlen lassen will, hat oft die Vorstellung, Urlaubstage und Gehalt in einen Rechner im Internet einzugeben und schon das Ergebnis zu erhalten. Doch die Angelegenheit ist komplizierter, weshalb die Steuerberatungskanzlei zwar ein Muster zum Auszahlen von Urlaub etwa bei Krankheit liefern kann, aber stets eine individuelle Abrechnung erstellen muss. Wer Resturlaub auszahlen will, muss Gehalt, Bezugszeitraum und zusätzliche Gehaltsbestandteile berücksichtigen – sowie Steuer und Abgaben korrekt abführen. Basis zur Berechnung der finanziellen Ansprüche ist das Entgelt, das jemandem während des Urlaubs zusteht. Laut Bundesurlaubsgesetz ist der durchschnittliche Verdienst pro Werktag zu ermitteln, der in den vorangegangenen 13 Wochen zustand. Meistens ausgehend vom Zeitpunkt für das Ende des Arbeitsverhältnisses. Denn überwiegend dürften sich Beschäftigte wegen einer Kündigung – manchmal in Verbindung mit Krankheit – Urlaub auszahlen lassen.
Resturlaub erst nach genauer Berechnung auszahlen
Die Berechnung, um Urlaub bei zehn Tagen Resturlaub sowie einer Fünf-Tage-Woche auszahlen zu können, lautet wie folgt. Ein Monatsbruttogehalt von beispielsweise 4.000 Euro ergibt 12.000 Euro für 13 Wochen, also das relevante Quartal. 12.000 Euro geteilt durch 13 Wochen ergeben 923,08 Euro Wochengehalt, geteilt durch fünf Werktage macht 184,62 Euro Tagessatz. Für zehn nicht genommene Urlaubstage, die das Unternehmen auszahlen soll, stehen der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter also 1.846,20 Euro zu. Bei Teilzeitbeschäftigten mit beispielsweise einer Drei-Tage-Woche und 2.000 Euro Monatsbruttogehalt wären 6.000 Euro durch 13 zu dividieren, der Wochensatz von 461,54 Euro aber nur durch drei Werktage, was den Tagessatz von 153,85 Euro ergibt. Wer sich Urlaub auszahlen lassen will, muss außerdem stets an die Steuer denken. Die Berechnung des finanziellen Wertes beim Resturlaub ergibt Bruttozahlungen, die als sozialversicherungspflichtiges Einkommen aus einem sogenannten sonstigen Bezug gelten. Darauf sind Steuern sowie gegebenenfalls Sozialabgaben fällig.
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Schlichter Rechner reicht nicht zum Urlaubstage auszahlen
Beschäftigte, die sich etwa nach einer Kündigung – eventuell inklusive längerer Krankheit – Urlaub auszahlen lassen, bekommen alle Ansprüche befriedigt, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben. Beim Auszahlen von Resturlaub ist deshalb für die Berechnung zu beachten, ob in den Wert der Urlaubstage bestimmte Positionen eingehen müssen. Das könnte eine Provision sein oder ein Bonus, der jährlich ausgezahlt wird. Wer Urlaub nimmt, erhält die Vergütungsbestandteile während der Abwesenheit. Wer keinen Urlaub macht, sondern ihn auszahlen lässt, bekommt deshalb einen entsprechenden finanziellen Ausgleich. Was hier zu berücksichtigen ist, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer auf Basis des Tarif- oder Arbeitsvertrags mit Fachleuten für Arbeitsrecht klären. Auch wichtig: Zwischen der Kündigung und dem tatsächlichen Ausscheiden aus dem Unternehmen kann sich die Grundlage ändern, auf der die Berechnung beim Auszahlen von Urlaub basiert. Wer während der Kündigungsfrist zwar Urlaub nimmt, sich aber krank meldet, bekommt alle Urlaubstage aus der Phase der Krankschreibung gutgeschrieben.
Kann man Urlaub auszahlen lassen und bei der Steuer sparen?
Wer sich Urlaub wegen einer Kündigung oder Krankheit auszahlen lassen will, muss wissen, dass auch Steuer fällig wird. Nur in einem Fall könnte sich eine Entlastung ergeben: Bei nachgezahlten finanziellen Leistungen, die für einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten veranlagungszeitraumübergreifend gelten. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) sind hohe Vergütungen für über einen längeren Zeitraum angefallene Überstunden so zu besteuern, dass der Progressionseffekt gedämpft wird, ebenso wie bei manchen Abfindungen über die sogenannte Fünftelregelung. Ob das beim Auszahlen von Resturlaub klappen könnte, der über mehrere Jahre angefallen ist, muss die Steuerberaterungskanzlei beurteilen.
– Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) soll nach dem Willen des Gesetzgebers die Tätigkeit in Teilzeit fördern. – Unternehmen dürfen Teilzeitbeschäftigte laut TzBfG finanziell nicht benachteiligen, egal wie viele Stunden sie arbeiten. – Teilzeit kann unter anderem die Mitarbeitermotivation steigern. – Gründe gegen ein Arbeiten in Teilzeit müssen triftig sein. – Unternehmen sind verpflichtet, ihre Entscheidung zur Verringerung der Arbeitszeit und deren Verteilung einen Monat vor dem gewünschten Beginn der Teilzeit schriftlich mitzuteilen. Unterlassen sie dies, verringert sich die Arbeitszeit automatisch im gewünschten Umfang.
Teilzeit zu arbeiten, galt früher als Sackgasse insbesondere für Mütter in Elternzeit. In vielen Betrieben hat sich das geändert – wegen des Fachkräftemangels und durch gesetzgeberische Initiativen. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) sowie manche Tarifverträge geben Beschäftigten einen Anspruch darauf, weniger Stunden arbeiten zu können – auf Wunsch auch vorübergehend oder in der Ausbildung. Dies erleichtert es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Beruf und Familie beziehungsweise private Interessen unter einen Hut zu bringen. So können sie ihre Work-Life-Balance verbessern oder Raum zur persönlichen sowie beruflichen Weiterentwicklung schaffen. Auch Unternehmen profitieren davon, Teilzeit anzubieten. Dies kann helfen, Fachkräfte und Auszubildende zu finden oder in die Provinz zu locken, sowie die Motivation der Beschäftigten erhöhen. Wie viele Stunden jemand in Teilzeit arbeitet, lässt sich frei vereinbaren – bei einer Ausbildung darf die Stundenzahl aber nicht zu gering sein. Worauf vertraglich und steuerlich zu achten ist, gilt es mit der Rechtsanwalts- und/oder Steuerberatungskanzlei zu klären.
Das regelt das Teilzeit- und Befristungsgesetz
Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) soll nach dem Willen des Gesetzgebers ausdrücklich die Tätigkeit in Teilzeit fördern. Es regelt, unter welchen Voraussetzungen befristete Arbeitsverträge zulässig sind sowie, dass Teilzeitbeschäftigte oder befristet beschäftigte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht diskriminiert werden dürfen – das gilt auch für Personen in Ausbildung oder Elternzeit. Leitenden Angestellten müssen Unternehmen laut Gesetz ebenfalls ermöglichen, in Teilzeit weniger Stunden zu arbeiten. Nur wenn es sachliche Gründe dafür gibt, dürfen diese Personen anders behandelt werden als voll und unbefristet eingesetzte Beschäftigte. Beachten sollten Unternehmerinnen und Unternehmer außerdem sozialversicherungsrechtliche Erleichterungen.
Wie viele Stunden weniger ergeben Teilzeit?
Laut Gesetz liegt eine Tätigkeit in Teilzeit vor, wenn Beschäftigte weniger Stunden als die betriebsübliche Wochenarbeitszeit arbeiten. Wie viele Stunden das sein können und wie sie sich über den Tag oder die Woche verteilen, ist Verhandlungssache – dies regelt das Teilzeit- und Befristungsgesetz nicht. Dabei steht Teilzeit längst nicht mehr nur synonym für den klassischen Halbtagsjob. Für das Arbeiten in Teilzeit gibt es zahlreiche Variationen. Die Verringerung der täglichen Arbeitszeit um eine bestimmte Zahl von Stunden ist zwar das bekannteste, vielerorts erprobte Modell. Beschäftigte, die vorher jeden Tag etwa acht Stunden gearbeitet haben, reduzieren einfach die Arbeitszeit auf sechs oder vier Stunden. Es gibt aber weitere, oft ebenfalls gut realisierbare Variationen.
Für Teilzeit sind zahlreiche Modelle denkbar
Beschäftigte in Teilzeit können nicht nur weniger Stunden arbeiten, sondern die wöchentliche Arbeitszeit auch auf eine prinzipiell frei wählbare Anzahl von Tagen verteilen. Sie gewinnen so durch das Teilzeit- und Befristungsgesetz mehr freie Tage für andere Aktivitäten. Auch der Wochenwechsel – eine Woche im Betrieb, eine Woche nicht – ist ein mögliches Modell. Diese Art der Arbeitszeitverkürzung eignet sich etwa gut für ein Jobsharing, bei dem sich mehrere Kolleginnen oder Kollegen eine Stelle teilen. Das wäre ein Modell zum Beispiel für Projektleiter und Führungskräfte oder Teamarbeiter. In Elternzeit oder in der Ausbildung kann Teilzeit so ebenfalls für fast jede Tätigkeit funktionieren. Nicht zuletzt kann Teilzeit auch dabei helfen, die Übergabe der Firma an die nächste Generation zu gestalten. Das passiert beispielsweise bei Arzt- oder Zahnarztpraxen oft.
Teilzeit hat für Unternehmen auch Vorteile
Mittlerweile viel diskutiert wird hierzulande die Überlegung, vier Tage in Teilzeit bei vollem Lohnausgleich zu arbeiten. Weltweit für Schlagzeilen gesorgt hat etwa die neuseeländische Vermögensberatungsgesellschaft Perpetual Guardian mit dem 2018 gestarteten, erfolgreichen Experiment einer Vier-Tage-Woche. Weniger Stunden Arbeitszeit zum gleichen Lohn hat die Beschäftigten dort zufriedener gemacht. Die Belastung durch Stress sank um 27 Prozent, die Produktivität stieg um 20 Prozent, so Firmeninhaber Andrew Barnes. Die damalige neuseeländische Regierungschefin forderte die Arbeitgeber auf, neue Konzepte vorzulegen – auch mit Blick auf die Corona-Krise. In Deutschland führt mancher Handwerksbetrieb die Vier-Tage-Woche bereits ein – testweise oder auf Dauer. Hiesige Ökonomen fordern mit Blick auf fehlende Fachkräfte zwar eher Mehrarbeit von den Beschäftigten. Doch deren Wunsch nach so einer Art von Modell ist – vielleicht stimuliert durch das Teilzeit- und Befristungsgesetz – offenbar da. Rund 81 Prozent der Beschäftigten wünscht sich laut einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung eine Vier-Tage-Woche.
Mehr Motivation und Produktivität, weniger Kosten
Teilzeit bringt Unternehmen erfahrungsgemäß nicht nur Vorteile bei Motivation und Produktivität, sondern auch bei den Kosten. Ausgaben für Arbeitsräume und Arbeitsplätze lassen sich so senken. Wenn Beschäftigte in zeitlich versetzter Teilzeit in einem Büro arbeiten, erfordert das weniger Fläche und Rechner. Finanzminister Christian Lindner (FDP) stoppte den Neubau des Bundesfinanzministeriums in Berlin endgültig. Dieser sei nicht mehr nötig, weil viele Beschäftigte des Ministeriums flexible Arbeitsformen nutzten. Weniger Stunden in Teilzeit zu arbeiten, das lässt sich unabhängig von Elternzeit oder Familienstatus mit Arbeiten im Homeoffice kombinieren. Gegebenenfalls kann ein gut ausgestatteter Heimarbeitsplatz den im Büro ganz oder teilweise ersetzen. Zwar hat es das vom Bundesarbeitsministerium geplante Recht auf Homeoffice selbst zu Corona-Zeiten nicht von der To-Do-Liste zur Umsetzung geschafft. Doch die Möglichkeiten sind da und werden in vielen Betrieben auch genutzt.
Arbeiten in Teilzeit: Weniger Stunden – aber gleiche Rechte
Weniger Stunden in Teilzeit zu arbeiten, bringt Beschäftigten mit der geringeren Arbeitszeit häufig weniger Geld. Unternehmen dürfen diese Personen laut Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) allerdings finanziell nicht benachteiligen, egal wie viele Stunden sie arbeiten. Gesetzliche Vorgaben wie etwa der Tarif- oder Mindestlohn sind in jedem Fall einzuhalten. Teilzeitkräfte haben Anspruch auf den Stundenlohn der in Vollzeit beschäftigten Kolleginnen und Kollegen, auch bei Teilzeit in Elternzeit oder Ausbildung. Das gilt ebenso für zusätzliche Leistungen wie Provisionen, Urlaubsgeld, ein 13. Gehalt oder Möglichkeiten zur Weiterbildung.
Auch bei Sachleistungen gilt gleiches Recht für alle, unabhängig davon, wie viele Stunden jemand in Teilzeit oder Vollzeit tätig ist. Worauf Unternehmerinnen und Unternehmer bei Beschäftigten in Teilzeit im Detail achten müssen, sollten sie bis hin zur Ausgestaltung der vertraglichen Details mit ihrer Rechtsanwalts- und/oder Steuerberatungskanzlei klären. Wer Fehler macht, tappt bei Betriebesprüfungen beispielsweise mit falschen Berechnungen in die Phantomlohnfalle und muss Abgaben nachzahlen. Über unteilbare Leistungen wie einen gewährten Dienstwagen oder ein Dienstfahrrad sind für Beschäftigte in Teilzeit individuelle Vereinbarungen ratsam. Solche Verträge sollte sicherheitshalber der Anwalt oder die Anwältin individuell für jeden Fall aufsetzen. Ganz genau hinzuschauen ist, wenn es um die Vergütung von Ehegatten geht, die in Teilzeit weniger Stunden arbeiten. Und auch beim Urlaubsanspruch. Der basiert nämlich nicht darauf, wie viele Stunden die Beschäftigten in Teilzeit arbeiten oder einer Ausbildung nachgehen, sondern darauf, an wie vielen Arbeitstagen sie arbeiten.
Teilzeit- und Befristungsgesetz formuliert klare Pflichten
Laut Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) müssen Betriebe eine Stelle, die sie intern oder öffentlich ausschreiben und die sich in Teilzeit ausüben lässt, auch als Teilzeitarbeitsplatz anbieten. Unabhängig davon, wie viele Stunden die Beschäftigten im Unternehmen arbeiten, ist „mit dem Arbeitnehmer dessen Wunsch nach Veränderung von Dauer oder Lage oder von Dauer und Lage seiner vertraglich vereinbarten Arbeitszeit“ zu erörtern, fordert das TzBfG außerdem bei einem Wunsch nach Teilzeit. Beschäftigte können dabei jemanden von der Arbeitnehmervertretung hinzuziehen. Wünscht eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die „Veränderung von Dauer oder Lage oder von Dauer und Lage der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit“, ist der Betrieb verpflichtet, über entsprechende Arbeitsplätze zu informieren, die besetzt werden sollen. Inwiefern das mit Blick auf Teilzeit bei Beschäftigten in Elternzeit oder Ausbildung gilt, wäre im Zweifel mit der Rechtsanwaltskanzlei zu klären.
Auch die Arbeitnehmervertretung muss über angezeigte Arbeitszeitwünsche und die Teilzeitarbeit im Betrieb im Detail auf dem Laufenden sein. Das gilt nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz vor allem für „vorhandene oder geplante Teilzeitarbeitsplätze und über die Umwandlung von Teilzeitarbeitsplätzen in Vollzeitarbeitsplätze oder umgekehrt.“ Auf Verlangen muss die Firmenchefin oder der Firmenchef der Arbeitnehmervertretung die nötigen Unterlagen zur Verfügung stellen. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten ihre Personalplanung sowie Wünsche nach Teilzeit möglichst vorausschauend mit der Anwältin oder dem Anwalt besprechen – ganz grundlegend wie auch mit Blick auf entliehene Beschäftigte und deren eventuelle Ansprüche sowie Beschäftigte in Elternzeit. Nur Fachleute haben einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Grundlagen, etwa auch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).
Diese Ansprüche auf weniger Stunden haben Beschäftigte
Neben der vergleichsweise neuen Möglichkeit, befristet weniger Stunden zu arbeiten, regelt das Teilzeit- und Befristungsgesetz den Anspruch der Beschäftigten auf unbefristete Teilzeit. Gleich vorweg: Voraussetzung für einen Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit ist, dass der Betrieb mehr als 15 Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer beschäftigt – unabhängig von der Zahl der Personen in Ausbildung. Für Beschäftigte in allen größeren Unternehmen gilt laut Teilzeit- und Befristungsgesetz:
Beschäftigte, deren Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht, können verlangen, dass die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit verringert wird.
Den Wunsch nach Verringerung der Arbeitszeit und wie viele Stunden sie in Teilzeit arbeiten wollen, müssen Beschäftigte spätestens drei Monate vor dem gewünschten Beginn der Teilzeit schriftlich übermitteln. Sie sollen dabei nach dem TzBfG auch die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit angeben.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die gewünschte Verringerung der Arbeitszeit mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin zu erörtern. Ziel dabei soll sein, zu einer Vereinbarung zu gelangen und ein Einvernehmen über die festzulegende Verteilung der Arbeitszeit zu erzielen.
Wie regelt das Teilzeit- und Befristungsgesetz die Verlängerung?
Das Teilzeit- und Befristungsgesetz regelt in §9 auch die mögliche Verlängerung der Arbeitszeit nach einer Phase von Teilzeit. Hier geht es vor allem darum, dass Unternehmen ihre Beschäftigten in Teilzeit, die schriftlich den Wunsch zur Verlängerung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit anzeigen, bei der Besetzung eines Arbeitsplatzes bevorzugen müssen. Ausnahmen von diesem Grundsatz sieht das Gesetz vor für den Fall, dass
es sich dabei nicht um einen entsprechenden freien Arbeitsplatz handelt,
der teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer nicht mindestens gleich geeignet ist wie ein anderer, vom Arbeitgeber bevorzugter Bewerber,
Arbeitszeitwünsche anderer teilzeitbeschäftigter Arbeitnehmer dagegen sprechen oder
dringende betriebliche Gründe dem entgegenstehen.
Ob die Voraussetzung erfüllt ist und wie eine eventuelle Interessenkollision beim Wunsch nach mehr Stunden in Teilzeit oder einer Vollzeitbeschäftigung zu bewerten ist, sollten Unternehmerinnen oder Unternehmer anwaltlich klären lassen. Ganz grundsätzlich hält das TzBfG hierzu fest: „Ein freier zu besetzender Arbeitsplatz liegt vor, wenn der Arbeitgeber die Organisationsentscheidung getroffen hat, diesen zu schaffen oder einen unbesetzten Arbeitsplatz neu zu besetzen.“
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Gesetz erlaubt Änderungswünsche bei Teilzeitvereinbarungen
Das Teilzeit- und Befristungsgesetz regelt nicht nur, wie Arbeitgeber und Beschäftigte eine Teilzeit unbefristet oder befristet abzusprechen und umzusetzen haben sowie unter welchen Bedingungen das Unternehmen eine Einigung ablehnen kann. Es macht auch Vorgaben dazu, wie sich eine einmal festgelegte Vereinbarung ändern lässt. Das Unternehmen kann die nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz festgelegte Verteilung der Stunden wieder ändern, „wenn das betriebliche Interesse daran das Interesse des Arbeitnehmers an der Beibehaltung erheblich überwiegt und der Arbeitgeber die Änderung spätestens einen Monat vorher angekündigt hat“. Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer können frühestens zwei Jahre nach einer vorherigen Zustimmung oder berechtigten Ablehnung eines Wunsches nach Teilzeit durch den Arbeitgeber erneut beantragen, weniger Stunden zu arbeiten. Ganz wichtig: Die Weigerung von Beschäftigten, die Zahl der Stunden auf Vollzeit auszuweiten oder Teilzeit zu arbeiten, ist gemäß TzBfG kein Kündigungsgrund.
Was gilt, wenn keine Einigung über die Teilzeit erzielt wird?
Nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz muss der Arbeitgeber der Verringerung der Arbeitszeit zustimmen und ihre Verteilung entsprechend den Wünschen des Arbeitnehmers festlegen, „soweit betriebliche Gründe nicht entgegenstehen“. Ein betrieblicher Grund könnte vor allem sein, „wenn die Verringerung der Arbeitszeit die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit im Betrieb wesentlich beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursacht“. Dann sollten Unternehmer und Unternehmerinnen mit der Rechtsanwaltskanzlei klären, ob das Gespräch reicht, wie viele Stunden weniger oder mehr Beschäftigte in Teilzeit arbeiten können oder wie sich Hürden sonst beseitigen ließen. Hilfreich kann außerdem sein, mit den Fachleuten in Tarifverträgen festgelegte Ablehnungsgründe zu besprechen.
Die Gründe gegen ein Arbeiten in Teilzeit müssen triftig sein
Grundsätzlich müssen Unternehmen dem vom Teilzeit- und Befristungsgesetz erlaubten Wunsch nach Teilzeit nachkommen, selbst wenn sie dafür Ersatzpersonal einstellen müssen. Dies hat das Bundesarbeitsgericht (Az.:9AZR636/02) höchstrichterlich entschieden. Auch ein nachvollziehbares servicefreundliches Organisationskonzept darf dem Antrag, in Teilzeit weniger Stunden zu arbeiten, nicht entgegenstehen. Das gilt zumindest, wenn durch die Arbeitszeitverkürzung die Chance des Kunden, einen ihm bekannten Verkäufer anzutreffen, nur wenig sinkt. So urteilte das Bundesarbeitsgericht in einem weiteren Fall (Az.:9AZR665/02). Sind die Kosten für den Ersatz einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters dagegen beispielsweise durch eine aufwändige Einarbeitung oder Weiterbildung und auch durch die Kosten für die Koordination unverhältnismäßig hoch, ist dies aus Sicht des obersten Arbeitsgerichts ein zulässiger Grund zur Ablehnung (Az.:9AZR409/04). Nicht akzeptabel wäre aber der allgemeine Verweis auf Kosten, etwa für Stellenanzeigen, Bewerbungsgespräche oder das Führen eines weiteren Lohnkontos. Auch der schlichte Hinweis, die Teilzeit „passt nicht in unser Arbeitszeitmodell“ reicht sicherlich nicht.
Ohne Einigung können Unternehmen nicht einfach abwarten
Geht ein entsprechender Antrag ein, sollten Unternehmen zügig reagieren sowie fristgerecht und vor allem schriftlich antworten. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz sieht durchaus als Arbeitgeberpflicht vor, dass Vorgesetzte mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Gespräch bleiben. Den Rat des Anwalts oder der Anwältin sollten Unternehmerinnen und Unternehmer sicherheitshalber immer einholen, wenn Beschäftigte den Wunsch äußern, weniger Stunden zu arbeiten oder eine Teilzeit zu beenden. Im Konfliktfall kann die Frage sein, ob ein Kompromiss möglich ist, um wie viele Stunden die Beschäftigten ihre Arbeitszeit alternativ reduzieren könnten. Oder ob Homeoffice beziehungsweise die flexiblere Gestaltung der Arbeitszeit eine Alternative zur Teilzeit wäre. Gegebenenfalls kann die Einführung eines Arbeitszeitkontos für beide Seiten interessant sein.
Gar nicht zu reagieren, ist keine Lösung für Unternehmen, die nicht wollen, dass Beschäftigte per Teilzeit weniger Stunden arbeiten. An dieser Stelle ist das Teilzeit- und Befristungsgesetz sehr klar. Unternehmen müssen spätestens einen Monat vor dem gewünschten Beginn der Teilzeit schriftlich ihre Entscheidung zur Verringerung der Arbeitszeit und deren Verteilung mitteilen. Passiert das nicht, „verringert sich die Arbeitszeit in dem vom Arbeitnehmer gewünschten Umfang“, so das TzBfG. Die Verteilung der Arbeitszeit gilt dann „entsprechend den Wünschen des Arbeitnehmers als festgelegt“ – auch gegen den Willen des Arbeitgebers.
https://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2023/12/datev-trialog-grafik-anzahl-der-beschaeftigten-in-deutschland-in-teilzeit-und-befristungsgesetz-wie-viele-stunden-arbeiten-elternzeit-ausbildung-1024x685-1.png6851024Andrea Döblerhttps://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2020/05/logo-rintsch-eekhoff.svgAndrea Döbler2023-12-14 10:56:572023-12-14 11:47:06Teilzeit – weniger Stunden arbeiten auch in Elternzeit oder Ausbildung
Von der Registrierung im Pilotenpool oder für neue Pilotierungsphasen, über die Informationsbeschaffung bis zur Inbetriebnahme: Alles ist an einem Punkt gebündelt. Mit der neuen Online-Lösung können Sie einfach und komfortabel mit einer Pilotierung starten.
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https://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2023/12/news_screen-startseite_datev_pilotierung-1024x518-1.jpg5181024Andrea Döblerhttps://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2020/05/logo-rintsch-eekhoff.svgAndrea Döbler2023-12-12 14:22:052023-12-12 14:47:04Software von Morgen heute pilotieren – mit mehr Unterstützung für Pilotierungsteilnehmer
Rund um den Jahreswechsel beginnt das große Zählen, Messen und Wiegen. Unternehmen erfassen und bewerten ihre Bestände im Rahmen der Inventur, listen sie im Inventar auf und erstellen daraus die Bilanz. Gute Vorbereitung, die Wahl des geeigneten Inventurverfahrens sowie klare Anweisungen aus dem Bereich Rechnungswesen sind dabei entscheidend. Denn nur eine lückenlose Inventur liefert exakte Zahlen, um Inventar und Bilanz erstellen zu können. Auch wenn Unternehmen die jährliche Inventur zügig abschließen wollen – beim Erfassen der Bestände zählt Gründlichkeit. Zwar kostet jeder Tag mehr Geld, weil der Geschäftsbetrieb in dieser Zeit meist ruht. Dies darf jedoch nicht zum Schludern verleiten, weil Fehler gravierende Folgen haben können. Stimmt die Inventur nicht, sind auch Inventar und Bilanz angreifbar: Schnell steht der Verdacht auf Bilanzfälschung im Raum. Deshalb ist es wichtig, dass Verantwortliche den Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz kennen. Der Unterschied zwischen Inventar und Bilanz ist dagegen eher für das Rechnungswesen relevant.
Bestandsaufnahme: Für Kaufleute ist die Inventur eine Pflicht
Wer eine Bilanz erstellen muss, kommt um die Inventur nicht herum. Einmal jährlich müssen buchführungspflichtige Unternehmen ihre Vermögenswerte sowie Schulden erfassen und bewerten. Das Ergebnis der Inventur, die auch Inventar genannte Bestandsliste, bildet nämlich die Basis für die Bilanz. Dieser Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz sollte allen Kaufleuten klar sein, denn sie sind zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet. Gewerbetreibende und Freiberufler, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, dürfen statt Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung abgeben. Für Kapitalgesellschaften und umsatzstarke Betriebe ist die Inventur jedoch eine Pflichtübung
bei der Geschäftsaufnahme,
jährlich zum Ende eines Geschäftsjahrs sowie
bei der Aufgabe des Betriebs.
Die körperliche Inventur – das Zählen, Messen und Wiegen – findet meist zeitnah zum Bilanzstichtag statt und bedarf einer sorgfältigen Planung. Viele Geschäfte schließen für das aufwändige Erfassen und Bewerten der Lager- und Warenbestände vorübergehend. Außerdem brauchen Firmen oft Hilfskräfte oder müssen Überstunden anordnen. Wer ein Warenwirtschaftssystem nutzt, kann durch eine permanente Inventur die Kosten reduzieren. Aber auch hier gilt: Die Zahlen müssen stimmen. Sind Inventur und Inventar fehlerhaft, lässt sich keine ordnungsgemäße Bilanz erstellen – das Rechnungswesen braucht deshalb verlässliche Mengen- und Wertangaben. Auch die Ergebnisse der Buch- und Anlageninventur müssen korrekt sein. Aktuelle Werte von Forderungen, Verbindlichkeiten, Bargeldbeständen, Bankguthaben und Schulden sowie Maschinen und Fahrzeugen liefert die Buchhaltung. Betriebsprüfer oder -prüferinnen schauen sich Inventar und Bilanz meist genauer an, wenn ihnen Bestände und Bewertungen zu hoch oder zu niedrig erscheinen. Der Verdacht der Bilanzfälschung erhärtet sich, wenn bei der Inventur grobe Fehler gemacht wurden.
Der Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz
Inventur, Inventar und Bilanz sind Begriffe aus dem Rechnungswesen, die in engem Zusammenhang stehen. Salopp gesagt: Ohne Inventur gibt es keine aktuelle Inventarliste, und ohne Inventar lässt sich keine Bilanz erstellen. Deshalb versteht sich von selbst, dass Unternehmen die Bestandsaufnahme und Bewertung der Vermögenswerte sorgfältig planen und gut organisieren müssen. Vorab ist zu klären, wie sich Lager- und Warenbestände, Rohstoffe oder Zwischenprodukte am besten erfassen lassen. Was sich schlecht zählen lässt, müssen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen messen oder wiegen. Zum Teil sind auch Stichproben zulässig. Die Steuerberatungskanzlei weiß, worauf es bei der Inventur ankommt, damit sich ein lückenloses Bestandsverzeichnis und ein korrekter Jahresabschluss erstellen lassen. Das Ergebnis der Inventur, das Inventar, enthält folgende Gliederungspunkte, die sich in veränderter Form auch in der Bilanz wiederfinden – der Unterschied ist minimal:
Vermögen – unterteilt in Anlagevermögen und Umlaufvermögen
Schulden – nach Fälligkeit untergliedert in langfristige und kurzfristige Schulden
Eigenkapital – Vermögen minus Schulden
Das Bestandsverzeichnis listet alle Vermögenswerte und Schulden – wie Bankkredite oder Gesellschafterdarlehen – einzeln auf und ordnet sie den übergeordneten Kategorien zu. Damit sich aus dem Inventar eine ordnungsgemäße Bilanz erstellen lässt, sind zu jedem Gegenstand folgende Angaben zu machen:
Art des Vermögens beziehungsweise der Schuld,
Menge (Anzahl, Gewicht, Maß),
Geldwert pro Einheit.
Auch der Gesamtwert des jeweiligen Bestandes ist zu errechnen und in der Inventarliste auszuweisen. Der enge Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz bringt zudem einige Dokumentationspflichten mit sich. Unternehmen müssen Protokolle, Aufnahmebelege und Anweisungen zur Durchführung und Kontrolle der Inventur zehn Jahre lang aufbewahren – gleiches gilt für Inventar und Bilanz. Eine mögliche Bilanzfälschung durch eine fehlerhafte oder unvollständige Inventur lässt sich so durch eine Betriebsprüfung noch Jahre später aufdecken.
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Der Unterschied zwischen Inventur, Inventar und Bilanz
Inventur, Inventar und Bilanz bauen also aufeinander auf – das Rechnungswesen benötigt die jeweiligen Daten und Werte, um den Jahresabschluss erstellen zu können. Machen Unternehmen keine Inventur oder weist das Inventar wesentliche Mängel auf, ist auch die Bilanz zu beanstanden. Die Buchführung ist dann nicht ordnungsgemäß. Der Verdacht der Bilanzfälschung drängt sich auf, sobald Prüfer offensichtliche Fehler bei der Inventur feststellen. Unternehmen müssen deshalb dem Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz unbedingt Rechnung tragen, indem sie Bestände sorgfältig ermitteln und bewerten. So entsteht ein lückenloses Inventar, auf dessen Grundlage im Rechnungswesen die Bilanz erstellen wird. Der Unterschied zwischen Inventar und Bilanz ist jedoch nicht so groß, wie viele vermuten. Lediglich Gliederung und Darstellung unterscheiden sich. Das Inventar listet Menge und Werte aller Vermögenswerte und Schulden auf, die Bilanz fasst die Positionen zu einem Gesamtwert zusammen. Sie ist quasi ein verkürztes Inventar: Das Rechnungswesen stellt Vermögen und Kapital in Kontenform einander gegenüber.
Diese Abschlussrechnung sieht in ihrer Grundform wie folgt aus:
Aktiva
Passiva
Vermögen I. Anlagevermögen II. Umlaufvermögen
Eigenkapital Verbindlichkeiten I. Langfristige Verbindlichkeiten II. Kurzfristige Verbindlichkeiten
Im Unterschied zum Inventar steht das Eigenkapital in der Bilanz vor dem Fremdkapital. In der Bilanz werden die Schulden zudem als Verbindlichkeiten bezeichnet. Nur wenn die Summe der Aktiva auch der Summe der Passiva entspricht, stimmt die Bilanz. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin beantwortet Fragen zur Inventur und hilft, Inventarliste sowie den Jahresabschluss richtig zu erstellen.
Fehlerhafte Inventur und der Verdacht auf Bilanzfälschung
Professionelle Unterstützung beim komplexen Thema Inventur, Inventar und Bilanz benötigen vor allem Unternehmen, die erstmals einen Jahresabschluss erstellen. Das kann etwa passieren, weil sie höhere Umsätze erwirtschaften oder die Rechtsform gewechselt haben. Damit einher geht oft auch die Pflicht, die Bilanz zu veröffentlichen. Betroffene Firmen sollten deshalb die Inventur sorgfältig vorbereiten, damit im Rechnungswesen auf Basis einer lückenlosen Bestandsliste die Bilanz erstellt werden kann. Einen gewissen Bewertungsspielraum haben bilanzierende Unternehmen, doch sollten sie diesen nicht ausreizen. Wer falsch zählt oder Bestände nicht realistisch bewertet, riskiert dass Betriebsprüfer und Betriebsprüferinnen den Jahresabschluss beanstanden. Der Tatbestand der Bilanzfälschung ist erfüllt, wenn nach einer fehlerhaften Inventur wissentlich falsche Werte in Inventar und Bilanz übernommen werden. Unternehmen stellen also ihre Vermögens-, Finanz- und Ertragslage falsch dar, um beispielsweise
Steuervorteile zu erzielen,
einen Kredit zu bekommen,
eine drohende Überschuldung zu kaschieren oder
einen guten Verkaufspreis zu erzielen.
Nutzen Unternehmen den Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz, um ihre wirtschaftliche Lage falsch darzustellen, ist dies eine Straftat. Denn dies gilt als wissentliche Verletzung der Buchführungspflichten. Den Verantwortlichen droht eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder eine saftige Geldbuße.
Inventur: So erstellen Firmen das Inventar und die Bilanz richtig
Eine korrekte Inventur ist die Voraussetzung dafür, ein vollständiges Inventar sowie eine ordnungsgemäße Bilanz zu erstellen – das Rechnungswesen muss sich darauf verlassen können, dass Mengen und Werte stimmen. Unternehmen sollten deshalb Organisation und Durchführung der jährlichen Inventur in erfahrene Hände geben. Beschäftigte müssen den Ablauf und ihre Aufgabe kennen und wissen, wer im Zweifelsfall entscheidet. Eingespielte, geschulte Inventurteams erfassen Bestände lückenlos und kennen im Unterschied zu Aushilfskräften den Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar und Bilanz. Ergeben sich Differenzen beim Abgleich der gezählten Waren mit den Soll-Ständen, sind die Ursachen aufzuklären. Dahinter können Fehler in der Buchführung, falsche Auszählungen einzelner Bestände, aber auch Diebstähle stecken. Gegebenenfalls ist die Inventur zu überprüfen, damit im Rechnungswesen keine falschen Werte übernommen werden. Kleinere Inventurdifferenzen lassen sich als Bestandsveränderung oder Materialeinsatz buchen. Bei wertvollen Gütern ist eine Kontrolle generell sinnvoll. Denn nur wenn Inventur und Inventar stimmen, ist auch die Bilanz ordnungsgemäß.
Worauf Unternehmen bei der Inventur achten müssen, erklärt folgendes Video:
https://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2020/05/logo-rintsch-eekhoff.svg00Andrea Döblerhttps://re-steuerberatung.de/wp-content/uploads/2020/05/logo-rintsch-eekhoff.svgAndrea Döbler2023-12-11 10:01:302023-12-11 10:46:26Inventur: Wie Sie Inventar und Bilanz richtig erstellen
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