Notfallordner: Darum sollten Unternehmen einen Notfallordner anlegen

Auf einen Blick

– Fällt die Geschäftsführung eines Unternehmens unerwartet und plötzlich aus, kann ein gut vorbereiteter Notfallordner den Fortbestand des Unternehmens sichern.

– Vorlagen aus dem Internet können bei der Erstellung helfen und eine erste Orientierung bieten.

– Unternehmerinnen und Geschäftsführer, die den Notfallordner selbst anlegen, sollten diesen zum Abschluss von ihrem Rechtsanwalt und der Steuerkanzlei prüfen lassen.

– Ein Notfallordner enthält alle wichtigen Dokumente, die eine Vertretung bei Ausfall der Geschäftsführung benötigt.

Ob ein Unfall, eine plötzliche Krankheit oder ein anderes unerwartetes Ereignis: Solche Situationen können nicht nur Privatpersonen, sondern auch Unternehmen in Existenznöte bringen. Dies gilt vor allem dann, wenn Geschäftsführerinnen oder Geschäftsführer betroffen sind und der Vertretung wichtige Unterlagen und Informationen fehlen. Um sich gegen derartige Krisen abzusichern, sollten jeder Betrieb und jedes Büro einen Notfallordner anlegen. So bleiben Stellvertreter jederzeit handlungsfähig und können die Geschäfte in Abwesenheit der Unternehmensleitung weiterführen.

Was ist ein Notfallordner?

Bei einem Notfallordner handelt es sich um einen Ordner, der alle wichtigen Informationen zur Führung des Unternehmens enthält. Ob Papierform oder digitale Variante – die Form ist dabei unerheblich. Entscheidend ist, dass die Stellvertretung, eine Vertrauensperson oder der/die Bevollmächtigte mit den darin zusammengefassten Angaben den Betrieb im Bedarfsfall fortführen kann. Bekannt ist der Notfallordner auch unter den Namen Notfallmappe oder Dokumentenmappe für den Notfall. 

Notfallordner selbst erstellen 

Unternehmerinnen und Geschäftsführer, die den Notfallordner selbst anlegen, sollten diesen zum Abschluss von ihrem Rechtsanwalt und der Steuerkanzlei prüfen lassen. Doch zunächst müssen sie einige Grundsatzentscheidungen treffen. Dazu zählt die Frage, ob die Notfallmappe physisch oder digital vorliegen soll. Außerdem ist zu klären, ob sie Originale von Vollmachten und Verträgen enthalten soll oder ob nur Kopien beigefügt werden. Auch eine Liste mit Verweisen zu den jeweiligen Fundstellen der Originale ist denkbar. 

Im nächsten Schritt gilt es, den Aufbewahrungsort zu bestimmen. Dieser muss sicher und vertrauenswürdig sein, da es sich bei den Dokumenten im Notfallordner um hochsensible Unterlagen handelt. Ein guter Ort für die Aufbewahrung kann daher bei einem Rechtsanwalt oder Steuerberater sein. Auch der Banksafe erfüllt die Voraussetzungen. Bei einer digitalen Dokumentenmappe für den Notfall sollte der Zugriff entsprechend verschlüsselt sein. Zu beachten ist bei der Entscheidung für den Aufbewahrungsort allerdings, dass die Bevollmächtigten und eventuell auch die eigene Assistenz den Ort kennen und sich im Fall der Fälle kurzfristig Zugang verschaffen können. 

Ist der Notfallordner einmal erstellt, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer am besten gleich einen regelmäßigen Termin für die Wiedervorlage festlegen. Bei dieser Gelegenheit heißt es, die Unterlagen auf Aktualität zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. So stellen sie sicher, dass Änderungen zeitnah in der Dokumentation berücksichtigt werden. 

Vorlage für Notfallordner 

Anstatt die Notfallmappe von Grund auf selbst zu erstellen, können Geschäftsführerinnen und Unternehmer auf Vorlagen für Notfallordner zurückgreifen. So liegt bereits eine erste Struktur vor, die sie dann mit ihren individuellen Inhalten und den Angaben aus dem Unternehmen füllen können. Auf diese Weise stellen sie sicher, dass keine wesentlichen Details außen vor bleiben. Am einfachsten funktioniert dies mit einer Notfallmappe in Form einer ausfüllbaren PDF-Datei.

Wer Vorlagen für den Notfallordner nutzt, sollte dabei mögliche Besonderheiten berücksichtigen. Denn mitunter decken die Angebote spezielle Anforderungen ab. So unterscheiden sie zum Beispiel in Dokumentenmappen für Kapitalgesellschaften oder Personengesellschaften. Manche sind auch gezielt auf einzelne Branchen oder Berufsgruppen ausgerichtet. Hintergrund dieser besonderen Notfallordner sind Unterschiede im Erbrecht oder bei den notwendigen Vollmachten.

Notfallmappe anlegen: Was gehört hinein? 

In den Notfallordner gehören alle wichtigen Dokumente, die eine Vertretung bei Ausfall der Geschäftsführung benötigt. Neben Vollmachten, Verfügungen und einer Aufstellung von Passwörtern zählt dazu auch eine Liste mit Notfalladressen und Ansprechpartnern. Außerdem sollte die Notfallmappe Hinweise zur Unternehmensplanung, zu Rechten und Lizenzen sowie Handlungsanweisungen für den Notfall enthalten. Hinzu kommen Aufgabenbeschreibungen der Mitarbeitenden, Angaben zu deren Qualifikation sowie ein Vertretungsplan. Ebenso wichtig sind Aufstellungen über Konten, Versicherungen sowie aktuelle Aufträge und Projekte. 

Zur besseren Übersicht sollten Unternehmerinnen und Unternehmer für jedes Thema ein eigenes Kapitel oder einen Unterordner im Notfallordner anlegen. Ein Inhaltsverzeichnis oder eine Linkliste erleichtern den schnellen Zugriff. Hilfreich kann außerdem eine Maßnahmenliste sein. Denn gerade bei einem Notfall wird die Situation oft unübersichtlich und stellt Bevollmächtigte dadurch vor unerwartete Herausforderungen. Ein Maßnahmenplan unterstützt dann dabei, schnell eine Übersicht zu bekommen und handlungsfähig zu werden. Damit keine wichtigen Fristen und Termine verpasst werden, sollten Hinweise dazu ebenfalls auf der Liste zu finden sein. 

Vollmachten für den Notfall

Entscheidender Teil einer Notfallmappe sind die Vollmachten. Denn nur damit wird ein Stellvertreter oder eine Stellvertreterin handlungsfähig. Dabei kann es ratsam sein, unterschiedliche Vertrauenspersonen für verschiedene Bereiche zu bevollmächtigen. Außerdem ist zu überlegen, mehrere Vertreter zu bestimmen und jeweils mit Vollmacht auszustatten. Maßgeblich sollten dabei die Expertise und fachliche Zugehörigkeit der Mitarbeitenden sein. In jedem Fall ist so auch ein möglicher Ausfall der Vertretung bestmöglich abgesichert. Details zur Umsetzung im individuellen Fall sollten mit dem Anwalt oder der Anwältin besprochen werden. 

Hilfreich für die Vertretung ist, wenn der Notfallordner eine Liste der erteilten Vollmachten enthält. Daraus sollte hervorgehen, wer welche Befugnisse hat. Ebenfalls wichtig ist der Hinweis, wer welche Aufgaben nicht erledigen darf. Neben den Namen und Adressdaten sollten daher die Art der Vollmacht sowie Inhalte, der Umfang und Begrenzungen aufgeführt sein. Bei kleineren Unternehmen mit familiärem Bezug kann es zudem sinnvoll sein, private Vollmachten wie die Vorsorgevollmacht ebenfalls in die Dokumentenmappe für den Notfall aufzunehmen. Grundsätzlich sollten Unternehmerinnen und Geschäftsführer die Liste der Vollmachten regelmäßig überprüfen und bei Bedarf aktualisieren. 

Verträge, Urkunden und Finanzinformationen für die Dokumentenmappe 

Die Dokumentenmappe für den Notfall sollte bei Unternehmen die wichtigsten Verträge, Urkunden und finanziellen Informationen beinhalten. Dazu zählen zum Beispiel der Gesellschaftervertrag sowie Handelsregister- und Grundbuchauszüge. Auch Miet- und Leasingverträge oder Markenurkunden und Patente können in der Notfallmappe hinterlegt sein. Bei einer engen familiären Verflechtung bietet es sich an, ein Testament – auch für den digitalen Nachlass – sowie den Erbvertrag und eine Patientenverfügung beizufügen. 

Unbedingt in den Notfallordner gehört zudem eine Liste mit sämtlichen Bankverbindungen. Hinzu kommen Informationen über laufende Finanzierungen und Anlagen. Stellvertreterinnen und Stellvertreter müssen ebenso über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens informiert sein, weshalb der Jahresabschluss nicht fehlen darf. Schließlich sollte noch ein Überblick über die Versicherungen in den Ordner aufgenommen werden.

Fazit: Gut aufgestellt mit der Notfallmappe

Es lohnt sich für Unternehmerinnen und Unternehmer, sich frühzeitig mit einem möglichen Ausfall im Geschäftsleben zu beschäftigen und vorzusorgen. Denn mit einem Notfallordner tragen sie dazu bei, dass Vertrauenspersonen die Geschäfte während ihrer Abwesenheit fortführen können. So sichern sie die Existenz des Unternehmens genauso ab wie die ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Außerdem gilt: Wer sich rechtzeitig auf einen möglichen Notfall vorbereitet, kann selbst über die dann notwendigen Schritte bestimmen. Anderenfalls ist er darauf angewiesen, dass andere hoffentlich in seinem Sinne handeln. 

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