Digitale Arbeitszeiterfassung für bessere Unternehmensführung

Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung sorgt weiter für Verunsicherung. 2019 hatte der EuGH mit Verweis auf die EU-Arbeitszeitrichtlinie entschieden, die täglichen Arbeitszeiten aller Beschäftigten seien zu erfassen. Diese Richtlinie der EU schreibt zwar nicht detailliert vor, wie die Arbeitszeiterfassung zu geschehen hat. Aber aus ihrer Intention – Einsatzzeiten zum Schutz der Beschäftigten zu regulieren – ergibt sich praktisch die Anforderung zur Erfassung der Arbeitszeit. Nicht nur unter Fachleuten begann deshalb sofort eine Diskussion darüber, ob der Bundestag das Arbeitszeitgesetz anpassen muss. Seitdem ist parlamentarisch wenig passiert. Dafür urteilte das Arbeitsgericht Emden, Unternehmen müssten auch ohne Tätigwerden des deutschen Gesetzgebers ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeiterfassungssystem einführen. Sollte sich diese Rechtsauffassung durchsetzen, hätten viele Betriebe großen Handlungsbedarf. Darum sollten Unternehmer und Unternehmerinnen rechtzeitig mit Anwalt und Steuerberater die Facetten des Themas diskutieren. Eine elektronische Arbeitszeiterfassung etwa, durch digitale Tools oder online, könnte die Lohnabrechnung erleichtern, hat aber auch rechtliche Aspekte.

Arbeitszeiterfassung: Trotz EU-Richtlinie kei­ne Pflicht

Derzeit gibt es in Deutschland keine allgemeine Pflicht zu Arbeitszeiterfassung – daran hat die EU-Richtlinie nichts geändert. Es greifen allerdings Aufzeichnungspflichten aufgrund betrieblicher oder tarifvertraglicher Vorgaben sowie für gesetzlich geregelte Sonderfälle. Stichworte hier sind untern anderem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, geringfügige Beschäftigung, Mindestlohngesetz sowie mit Blick auf Sicherheitsaspekte die Lenkzeiten von Berufskraftfahrern. Laut Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ist die Arbeitszeit in Wirtschaftsbereiche mit besonderer Missbrauchsgefahr zu erfassen. Dazu gehören etwa Baugewerbe, Messebau, Fleischwirtschaft, Speditions-, Transport und Logistikbereich sowie Gaststätten und Herbergen, Gebäudereinigungen oder Unternehmen der Forstwirtschaft. Auch für Zeitungszustellerinnen und -zusteller sowie Beschäftigte bei Paketdiensten gilt eine Erfassung der Arbeitszeit. Dabei entscheidet der Betrieb, ob eine elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder über digitale Tools stattfindet oder Papier zum Einsatz kommt. Beim Mindestlohn beispielsweise reicht die Bandbreite der Arbeitshilfen vom Papiervordruck bis zu „einfach erfasst“, der App zur Arbeitszeiterfassung vom Bundesarbeitsministerium. Unternehmerinnen und Unternehmer mit Weitblick nutzen aber professionelle Programme der Personalwirtschaft, die der Lohnbuchhaltung revisionssichere Daten bereitstellen.

Elektronische Arbeitszeiterfassung er­leich­tert Dokumentation

Auch ohne generelle Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit sind natürlich die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes einzuhalten. Demnach sind alle über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden aufzuzeichnen. Ist jemand werktags mehr als die üblichen acht Stunden im Betrieb, sind diese Arbeitszeiten zu erfassen. Für Sonn- und Feiertage gilt ebenfalls eine Aufzeichnungspflicht der geleisteten Stunden. Im Kern geht es also um Überstunden beziehungsweise Einsätze zu Zeiten, für die Zuschläge anfallen. Sich bei der Dokumentation auf solche Fälle zu beschränken, war aber noch nie eine gute Idee. Bei Auseinandersetzungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über geschuldeten Lohn geht es oft um Stunden. Und die sollten Unternehmerinnen oder Unternehmer im Streitfall immer auflisten können, um ihre Position hieb- und stichfest zu belegen. Besonders geeignet ist für diesen Nachweis ein Arbeitszeitkonto, durch das sich gleichzeitig auch ein flexiblerer Personaleinsatz organisieren lässt. Mit dem Arbeitszeitkonto könnte direkt eine elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder über digitale Tools installiert werden.

Darum ist das Erfassen von Arbeitszeiten stets sinnvoll

Unabhängig von EU-Arbeitszeitrichtlinie und möglichen Gesetzesänderungen sollten sich Unternehmerinnen und Unternehmer generell dem Thema Arbeitszeiterfassung widmen. Es ist ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung, die mehr Arbeit im Home-Office erlaubt. Viele Menschen dürften nach Corona weiter von zuhause oder mobil arbeiten. Aber nicht jedes Unternehmen will sich auf die Variante „Vertrauensarbeitszeit“ verlassen. Viele legen weiterhin Wert auf nachvollziehbar dokumentierte Auflistungen der Arbeitsstunden. Zudem ist die Erfassung der Arbeitszeit mehr als eine Frage des Vertrauens zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Es wäre falsch, das Thema darauf zu reduzieren, ob Chefs ihren Leuten misstrauen oder Beschäftigte Angst vor unbezahlter Mehrleistung haben. Auch im Home-Office sind Unternehmen etwa für die Einhaltung der Vorschriften zu Arbeitssicherheit oder Pausenzeiten verantwortlich. Wer elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder über digitale Tools nutzt, kann Mitarbeiter auch ans Befolgen solcher Vorgaben erinnern. Und per angeschlossenem Arbeitszeitkonto ist nicht nur die Dokumentation leichter, sondern auch das Verwalten von Überstunden sowie die Personalplanung.

Gute Datenübernahme durch digitale Arbeitszeiterfassung

Außerdem ist die Erfassung der Arbeitszeit eine Frage der effizienteren Unternehmensführung beziehungsweise Projektabrechnung. Erfassen die Beschäftigten mit ihren Arbeitszeiten geleistete Stunden so, dass die sich genau einzelnen Kunden oder Aufträgen zuordnen lassen, erleichtert dies das Controlling sowie Kalkulationen. Mit der passenden Lösung lassen sich Aktivitäten rund um Aufträge besser in Zahlen abbilden und Projekte exakter planen. So können beispielsweise die Einsätze der Mitarbeiter leichter vorbereitet und Leistungen rund um Aufträge genau in Zahlen gefasst werden. Dies bedeutet aber idealerweise eine elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder über digitale Tools mit entsprechender Anbindung an die kaufmännische Software. Denn Stunden zunächst auf Papier zu notieren und dann manuell ins IT-System zu übertragen, wäre unökonomisch. Welche Vorteile der Einsatz etwa einer entsprechenden App für das Smartphone bietet, zeigt der „Leitfaden mobile Zeiterfassung in KMU“ des Bundeswirtschaftsministeriums am Beispiel eines Malers. Der Einsatz solcher Lösungen sollte aber genau mit dem Steuerberater abgestimmt sein.

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Zustimmung zur Erfassung der Arbeitszeit erforderlich

Grundsätzlich hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von Systemen zur Arbeitszeiterfassung. Er kann nicht mitentscheiden, wie der Beschäftigten ihre Arbeitszeiten erfassen müssen – dies obliegt einzig dem Unternehmen. Mitbestimmen darf der Betriebsrat allerdings, wie das gewählte System dann in der Praxis umgesetzt wird. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten also frühzeitig mit den Arbeitnehmervertretern über dieses Thema sprechen. Das gilt unabhängig von der EU-Richtlinie oder dem EuGH-Urteil. Dabei ist es stets sinnvoll, dem Betriebsrat die Vorteile einer Erfassung der Arbeitszeit zu erklären. So lassen sich Urlaub, Dienstreisen, Ruhezeiten, Überstunden oder Wochenenddienste sauber dokumentieren sowie entsprechend die Löhne, Gehälter und Zuschläge leichter berechnen. Diese Aspekte sollten bei Gesprächen mit Arbeitnehmervertretern im Vordergrund stehen, nicht die Frage der Kontrolle und Überwachung. Zur Sprache komme dürfte sie trotzdem, gerade wenn an eine elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder über digitale Tools gedacht ist. Hier sind besondere Regelungen zu beachten.

Arbeitszeiterfassung online wird schnell DSGVO-Thema

Wer eine elektronische Arbeitszeiterfassung online oder via digitale Tools plant, muss unbedingt an Datenschutz und Datensicherheit denken. Dabei geht es vor allem um die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Beim Einsatz digitaler Systeme erhebt der Betrieb personenbezogene Daten seiner Beschäftigten und verarbeitet sie. Also gelten die strengen Datenschutzregelungen der DSGVO. Wichtig ist, als Arbeitgeber von Beschäftigten, die so ihre Arbeitszeiten erfassen, eine Einwilligung zur Erhebung und Speicherung der Daten einzuholen. Dies gilt insbesondere bei einer Erfassung der Arbeitszeit über eine Software auf einem Mobilgerät, die die Erstellung von Bewegungsprofilen erlaubt. Einige Anbieter werben damit, dass ihre App per GPS-Ortung automatisch aufzeichnet, ob jemand im Einsatzgebiet – etwa einer Baustelle – ist oder bei der Anfahrt. So entstehen individuelle Bewegungsprofile, die exakt Arbeitszeiten und Einsatzorte dokumentieren sowie die eventuell unterschiedliche Betrachtung von Fahrt- und Arbeitszeiten erlauben. Das ist praktisch für die Lohnabrechnung, aber vorher unbedingt mit einem Anwalt oder Anwältin zu besprechen.

Mitarbeiter gut in­for­mie­ren und schrift­lich zustimmen lassen

Generell sollten Unternehmerinnen und Unternehmer, die eine elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder via digitale Tools planen, dies frühzeitig und strukturiert mit einem auf Datenschutz beziehungsweise DSGVO spezialisierten Rechtsexperten vorbereiten. Sie sollten

  • die Beschäftigten genau über das Erheben, Speichern und Verarbeiten personenbezogener Daten informieren, die beim Erfassen von Arbeitszeiten anfallen.
  • nach dieser Aufklärung eine schriftliche Einverständniserklärung zur Erfassung der Arbeitszeit auf diesem Wege einholen,
  • eventuell zuerst eine Datenschutz-Folgenabschätzung vornehmen. Das ist zumindest zwingend bei der Verwendung von biometrischen Daten für die Arbeitszeiterfassung über digitale Tools. Zum Einsatz ihres Fingerabdrucks sind Beschäftigte nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg übrigens nicht verpflichtet.

Vor der Arbeitszeiterfassung al­le offe­nen Fragen klären

Natürlich ist die elektronische Arbeitszeiterfassung etwa online oder über digitale Tools nicht alternativlos. Grundsätzlich könnten Unternehmen ohne Beschäftigte im Außeneinsatz oder Home-Office klassische Methoden zum Festhalten geleisteter Stunden nutzen. Der Stundenzettel mit Eintrag und Gegenzeichnen wäre ebenso denkbar wie die altmodische Stempeluhr neben der Eingangstür. Aber sollte nach einer erwartbaren Gesetzesänderung jeder, vom Lehrling bis zum angestellten Geschäftsführer, tagtäglich ein- und ausstempeln oder gegenzeichnen lassen? Das wäre ein hoher bürokratischer Aufwand. Unternehmerinnen und Unternehmer mit Weitblick lassen daher, falls sie nicht sowieso schon daran gedacht haben, die Arbeitszeiten elektronisch erfassen. Dafür gibt es zahlreiche professionelle Lösungen, die sich mit Programmen der Personalwirtschaft verbinden lassen. Sie versorgen etwa die Lohnbuchhaltung in einem reibungslosen Workflow mit revisionssicheren Daten. Zugleich lassen sich so problemlos diverse Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten einhalten. Bei der Auswahl des passenden Systems unterstützt der Steuerberater. Er kann beurteilen, wie sich die Erfassung der Arbeitszeit in bestehende kaufmännische Systeme integrieren lässt.

Passende Lösung zum Erfassen der Arbeitszeiten finden

Vor Investitionsentscheidungen ist aber die ausführliche Beratung mit verschiedenen Experten oder Expertinnen erforderlich – Anwalt, Steuerberater sowie Softwareanbieter. Die mögliche Gesetzesänderung mag mehr oder weniger weitgehend sein. Aber wer jetzt eine moderne Lösung zur Arbeitszeiterfassung sucht, muss auch die künftigen Anforderungen des Betriebs im Blick haben. Ob stationäre elektronische Arbeitszeiterfassung oder eine digitale Arbeitszeiterfassung komplett online: Die Lösung muss zum Unternehmen passen. Daher sind Antworten auf folgende Fragen wichtig:

Wo arbeiten die Beschäftigten? Sind viele Mitarbeiter unterwegs beim Kunden oder dürfen sie Home-Office machen, ist das Erfassen der Arbeitszeiten über Online-Lösungen besonders sinnvoll.
Gelten branchenspezifische Anforderungen? Dienen Daten aus der Arbeitszeiterfassung speziellen Zwecken abseits der Lohnabrechnung, etwa der Dokumentation von Lenkzeiten, sind umfassende Branchenlösungen zu präferieren.
Was ist technisch sinnvoll? Haben die Beschäftigten für berufliche Zwecke ein Mobilgerät oder einen Computer am Arbeitsplatz, funktioniert natürlich eine elektronische Arbeitszeiterfassung am Arbeitsplatz. Stehen sie in Hallen und bedienen Maschinen, braucht es Lösungen zum „Einstempeln“ per Chipkarte an der Tür oder Maschine.

Elektronische Arbeitszeiterfassung mit Experten besprechen

Die Frage nach der optimalen Einbindung von Daten aus der Arbeitszeiterfassung in eine kaufmännische Software beantworten Steuerberater oder Steuerberaterin. Mit ihnen wäre das erste Gespräch zu führen. Mit einem Technikexperten ist zu klären, welche Lösungen zum Erfassen der Arbeitszeiten für den entsprechenden Zweck existieren. Das können Apps auf dem Mobilgerät, Software auf dem Rechner, Scanner an den Türen sein. Wichtig ist, ob die Erfassung der Arbeitszeit eine individuelle Dateneingabe erfordert oder die Ermittlung von Zeiträumen automatisch funktioniert. Und, ob spezielle Features erforderlich sind, etwa das Identifizieren biometrischer Merkmale. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn die Arbeitszeiterfassung mit der Zugangskontrolle für sensible Bereiche verbunden ist. An Anwalt oder Anwältin geht die Frage nach dem Mitspracherecht des Betriebsrats sowie möglichen speziellen Anforderungen an Datenschutz oder Datensicherheit. Elektronische Arbeitszeiterfassung im Allgemeinen und Arbeitszeiterfassung online im Besonderen kann unter diesen Aspekten vielleicht heikel sein. Deshalb sollten neue Systeme nie ohne fundierten Expertenrat realisiert werden.

Und warum ein Spediteur bei der Digitalisierung auch auf eine Lösung setzt, bei der sich die Lenkzeiten automatisch in seine kaufmännische Software übertragen lassen, schildert er im folgenden Video.