Die permanente Inventur bietet Unternehmen viele Vorteile

Alle buchführungspflichtigen Unternehmen müssen einmal jährlich ihre Bestände erfassen und bewerten, sprich Inventur machen. Viele Geschäfte schließen vorübergehend, um das aufwändige Zählen der Lager- und Warenbestände rund um den Bilanzstichtag zu schaffen. Die permanente Inventur macht hier laut Definition eine Ausnahme. Sie findet nicht zu einem Stichtag statt, sondern die körperliche Bestandsaufnahme ist zu einem beliebigen Zeitpunkt im Geschäftsjahr erlaubt. Einzelne Warengruppen oder Materialvorräte lassen sich auch zu verschiedenen Terminen erfassen, um den Betriebsablauf möglichst wenig zu stören. Die permanente Inventur ist ein großer Vorteil für Händler und produzierende Unternehmen, vor allem auf der Kostenseite. Doch nicht jeder Betrieb kann dieses Inventurverfahren nutzen. Für die permanente Inventur gelten gesetzliche Vorschriften, ihre Anwendung ist an strenge Voraussetzungen geknüpft. Die einfache Erklärung: Die Bestände müssen stimmen. Daher schreibt der Gesetzgeber vor, dass Unternehmen nach der körperlichen Inventur ihre Wertbestände exakt fortschreiben. Deshalb funktioniert die permanente Inventur auch nur mit einer guten Lagerbuchhaltung.

Definition und Erklärung: Was ist ei­ne permanente Inventur?

Die permanente Inventur gehört laut Definition zu den vereinfachten Inventurverfahren. Sie bringt also einige Vorteile und Erleichterungen für Unternehmen. Die kurze Erklärung: Eine permanente Inventur ist eine fortlaufende Inventur. Konkret heißt das: Betriebe erfassen einmal im Jahr ihre Bestände durch Zählen, Messen oder Wiegen und schreiben diese danach laufend fort. Diese körperliche Inventur ist der Starttermin für das Fortschreiben der Bestände. Wann das stattfindet, bleibt den Betrieben überlassen. Jede darauffolgende Bestandsveränderung, also alle Zu- und Abgänge, müssen die Firmen exakt im Lagerbuch festhalten. Die Anforderungen und Voraussetzungen für die permanente Inventur sind entsprechend hoch. Ohne EDV-Unterstützung durch ein Warenwirtschaftssystem beziehungsweise durch eine funktionierende Lagerbuchhaltung ist eine permanente Inventur nicht möglich. Es gelten klare gesetzliche Vorschriften für die Dokumentation sowie die Aufbewahrungsfristen von Belegen und Unterlagen. Zudem ist die permanente Inventur laut Definition nicht für alle Warengruppen und Vorräte erlaubt.

Strenge gesetzliche Vorschriften für die permanente Inventur

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, zum Ende des Geschäftsjahres die Vermögensgegenstände und Schulden seines Unternehmens zu erfassen und zu bewerten. Auch Kapital- und Personengesellschaften müssen eine körperliche Inventur machen, um das Bestandsverzeichnis, das sogenannte Inventar, zu erstellen. Meist findet die Bestandsaufnahme zum Bilanzstichtag statt. Die permanente Inventur bietet per Definition mehr Flexibilität für Betriebe, weil sie ohne Stichtag auskommt. Das mengenmäßige Erfassen muss einmal jährlich erfolgen, der Zeitpunkt dafür ist frei wählbar. So lassen sich Warenbestände zählen, messen und wiegen, wenn sie niedrig sind, beispielsweise nach einem Abverkauf. Dieser Vorteil spricht für die permanente Inventur. Im Gegenzug sind strenge gesetzliche Vorschriften zu erfüllen. Firmen müssen ihre Bestände fortschreiben, indem sie Zu- und Abgänge mit inventurfähiger Genauigkeit täglich erfassen und Belege erstellen. Die Voraussetzungen für die permanente Inventur regelt das Handelsgesetzbuch (HGB). Bestände müssen nach Art, Menge und Wert zum Geschäftsjahresende auch ohne Zählen feststellbar sein. Natürlich gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.

Voraussetzungen für die permanente Inventur

Die permanente Inventur ist nur zulässig, wenn Unternehmen gewisse Voraussetzungen erfüllen. Die wichtigste: Bestände müssen jederzeit aktuell sein, so dass sie einer Betriebsprüfung standhalten. Nur dann lassen sie sich zum Ende des Wirtschaftsjahres ohne nochmaliges Zählen, Messen und Wiegen in die Bilanz übernehmen. Inventurvereinfachungsverfahren wie die permanente Inventur sind an strenge gesetzliche Vorschriften geknüpft. Mehr zeitliche Flexibilität bei der körperlichen Inventur gibt es nur, wenn Firmen die strengen Voraussetzungen an die laufende Bestandsfortschreibung erfüllen. Die permanente Inventur ist erlaubt, wenn Unternehmen

  • ein Lagerbuch und Unterlagen für alle Zu- und Abgänge führen,
  • sämtliche Daten der Lagerbuchhaltung erfassen und Unterlagen auf dem neuesten Stand halten,
  • Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge auflisten,
  • die entsprechenden Belege mindestens zwei Jahre aufbewahren,
  • mindestens einmal innerhalb des Geschäftsjahrs eine vollständige körperliche Inventur aller Bestände machen, um Ist- und Buchbestände abzugleichen – geschieht dies nicht, ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß –
  • auf Stichprobenverfahren verzichten, denn diese sind nicht zulässig,
  • keine Verprobung eines repräsentativen Querschnitts stattfindet,
  • bei Abweichungen, sprich Inventurdifferenzen, den Buchbestand korrigieren und dies genau dokumentieren,
  • die Inventurprotokolle zehn Jahre aufbewahren,
  • das permanente Fortschreiben der Bestände durch unregelmäßige Kontrollen überprüfen, indem sie eine außerplanmäßige Inventur einzelner Produkte durchführen.

Doch es gilt Vor- und Nachteile abzuwägen. Die permanente Inventur ist laut Definition nämlich nicht für alle Warengruppen und Vorräte erlaubt. Es gelten folgende gesetzliche Vorschriften: Eine permanente Inventur ist nicht zulässig

  • bei wertvollen Wirtschaftsgütern und
  • Beständen, bei denen unkontrollierbare Abgänge eintreten können, beispielsweise durch Schwund, Verdunsten, Verderb oder leichte Zerbrechlichkeit.

Besitzen Unternehmen gute Erfahrungswerte über solch spontane Bestandsveränderungen und können diese dokumentieren, ist im Einzelfall auch eine Ausnahme möglich. Firmenchefs sollten in diesem Fall aber unbedingt mit ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater sprechen.

Die permanente Inventur bie­tet per Definition ei­ni­ge Vorteile

Sind Firmen EDV-technisch gut aufgestellt und erfüllen die Voraussetzungen für die permanente Inventur, sollten sie dieses Vereinfachungsverfahren nutzen. Besonders bei den Kosten überwiegen die Vor- die Nachteile. Laut Definition lässt die permanente Inventur den Betrieben größtmögliche unternehmerische Freiheit. Sie können die körperliche Inventur frei planen und einzelne Posten sowie Warengruppen zu unterschiedlichen Terminen erfassen. Der Zeitdruck entfällt, da die Bestandsaufnahme nicht – wie bei der zeitnahen Stichtagsinventur – rund um den Bilanzstichtag stattfinden muss. Diese Flexibilität ist die Erklärung dafür, dass viele Unternehmen die permanente Inventur trotz hoher gesetzlicher Vorschriften nutzen. Die Vorteile sprechen für sich:

  • Bestände lassen sich zählen, wenn diese am geringsten sind.
  • Störungen des Betriebsablaufs, Stillstände oder tageweise Geschäftsschließungen entfallen.
  • Arbeitsaufwand und Personaleinsatz lassen sich besser planen.
  • Durch die Erfassung von Teilbeständen zu unterschiedlichen Terminen brauchen Betriebe meist keine externen Mitarbeiter.
  • Die Inventurkosten fallen niedriger aus als bei einer Stichtagsinventur.
  • Die körperliche Bestandsaufnahme ohne Zeitdruck erhöht die Zählgenauigkeit.
  • Die in der Lagerbuchhaltung erfassten Bestände werden regelmäßig überprüft. Inventurdifferenzen lassen sich so schneller aufdecken.
  • Durch die fortlaufende Bestandserfassung haben Unternehmerinnen und Unternehmer einen aktuellen Überblick über die jeweiligen Lagerbestände.

Permanente Inventur: Die Vor- und Nachteile ab­wä­gen

Die permanente Inventur bietet vielen Betrieben unbestreitbar mehr Vor- als Nachtteile. Doch dieses Inventurverfahren ist auch mit einigem Aufwand verbunden. Nicht jedes Unternehmen erfüllt die Voraussetzungen, um die permanente Inventur anwenden zu können. Funktionieren die Prozesse in der Buchhaltung nicht reibungslos, ist die permanente Inventur nicht immer das geeignete Verfahren. Die Steuerkanzlei hilft im konkreten Fall, Vor- und Nachteile dieses Inventurverfahrens abzuwägen und achtet auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Die fortlaufende Bestandsführung – mittels Anlagenkartei beziehungsweise Lagerbuch – ist nämlich Pflicht. Betriebe müssen Zu- und Abgänge bei den Warenbeständen laufend erfassen, buchen und dokumentieren können. Dies gelingt nur mit etablierten Warenwirtschaftssystemen sowie einer ausgereiften Lagerbuchhaltung. Zudem sollten Unternehmen in der Lage sein, mehrere Inventurverfahren anzuwenden. Denn die permanente Inventur ist per Definition nicht für alle Warengruppen und Vorräte zulässig. Für wertvolle Waren und Bestände, bei denen es zu unkontrollierbaren Abgängen kommt, schreibt der Gesetzgeber die Stichtagsinventur vor.

Über­blick: Wel­che an­de­ren Inventur­ver­fahren gibt es?

Je nach Branche und Art der Güter kommen also verschiedene Inventurverfahren in Frage, um Bestände zu erfassen. Die permanente Inventur ist trotz ihrer Vorteile nicht immer anwendbar. Das HGB lässt aber zwei weitere Vereinfachungsverfahren zu: die zeitnahe Stichtagsinventur und die zeitverschobene Inventur, auch vor- oder nachgelagerte Inventur genannt. Beide bieten Unternehmen eine gewisse zeitliche Flexibilität, wann sie ihre Bestände erfassen müssen, aber deutlich weniger als die permanente Inventur. Die zeitnahe Stichtagsinventur sieht eine Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag vor. Die zeitverschobene Inventur gibt einen Zeitraum von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag vor. Betriebe müssen ermittelte Bestände dann auf den Stichtag fortschreiben beziehungsweise zurückrechnen. Über die Vor- und Nachteile, die permanente Inventur mit anderen Verfahren zu kombinieren, informiert die Steuerkanzlei. Sie kann auch Auskunft über gesetzliche Vorschriften geben und prüfen, ob eine Stichprobeninventur zulässig ist. Diese erfordert zudem eine Genehmigung des Finanzamts.

Alles Wissenswerte zum Thema Inventur erfahren Sie in folgendem Video: